Deze fiche legt uit hoe de dienst IT-materiaal werkt in RewardFlex via het aanvraagproces met leverancierslink, alsook de manier waarop u de toestellen kunt beheren en opvolgen.
❓ Wat is het?
Met de dienst IT-materiaal kunnen werknemers IT-materiaal aanschaffen via hun RewardFlex-cafetariabudget. In RewardFlex bestaan er twee manieren om IT-materiaal te bestellen:
Aankoopaanvraag via een leverancierslink: de werknemer dient een aanvraag in met een link naar het gewenste product en de werkgever voert de aankoop uit.
Bestelling via de Coolblue-integratie: de werknemer selecteert zijn materiaal rechtstreeks via de in RewardFlex geïntegreerde Coolblue-webshop. 👉 Dit artikel legt enkel de werking van de aanvraag via leverancierslink uit. In dat geval:
dient de werknemer een aanvraag in met een link naar het product,
voert de werkgever de aankoop uit,
wordt de kostprijs afgetrokken van het cafetariabudget van de werknemer,
wordt het toestel geregistreerd in RewardFlex met zijn afschrijving en zijn voordeel van alle aard (VAA). ⚠️ Deze optie moet door de werkgever worden geactiveerd voor de betrokken groepen.
⚙️ Eerste stap: de dienst activeren
Vooraleer de werknemers een aanvraag kunnen indienen, moet u de dienst IT-materiaal activeren in de instellingen van het platform.
Eenmaal de dienst geactiveerd is, kunt u ook de toestelcategorieën bepalen die per groep toegankelijk zijn.
⚙️ Configuratie van de toestelcategorieën
Voor elke groep kunt u de beschikbare materiaalsoorten bepalen:
Computer
Smartphone
Tablet
IT-accessoires 📌 Belangrijke regels:
Een werknemer kan maximum 2 actieve toestellen per categorie hebben.
De IT-accessoires zijn niet beperkt.
Er wordt geen enkel VAA toegepast op de accessoires.
❓ Hoe werkt een aankoopaanvraag?
Wanneer een werknemer een toesteltype selecteert in RewardFlex, krijgt hij toegang tot een informatiepagina die het volgende aangeeft:
de afschrijvingsduur van het toestel,
het bedrag van het voordeel van alle aard (VAA) dat van toepassing is,
de werkgeversbijdragen RSZ verbonden aan dit voordeel.
📝 Aankoopaanvraag via leverancierslink
1️⃣ De werknemer dient een aankoopaanvraag in door de link naar de leverancier van het gewenste product op te geven.
2️⃣ De werkgever ontvangt de aanvraag en kan die aanvaarden of weigeren in het tabblad Aankopen.
3️⃣ Als de aanvraag wordt aanvaard:
koopt de werkgever het toestel rechtstreeks aan,
wordt het bedrag afgetrokken van het cafetariabudget van de werknemer,
verschijnt het toestel in RewardFlex als "actief",
worden de afschrijving en het VAA automatisch toegepast. 📌 Er wordt geen enkele terugbetaling aan de werknemer uitgevoerd aangezien de aankoop door de werkgever wordt gerealiseerd.
📝 Afschrijving en voordeel van alle aard (VAA)
Elk toestel volgt een afschrijvingsperiode en genereert een maandelijks VAA voor de werknemer. Toestel Afschrijving Maandelijks VAA Smartphone 36 maanden 3 € Tablet 36 maanden 3 € Laptop / computer 36 maanden 6 € IT-accessoires 24 maanden 0 € Gedurende de volledige afschrijvingsperiode:
wordt het VAA opgenomen in de maandelijkse payroll-export,
worden de bijbehorende werkgeversbijdragen RSZ automatisch berekend. Het platform past automatisch de juiste formule toe op basis van het profiel van de werknemer.
📊 Opvolging en beheer van de toestellen
In Toestellen beschikt u over een weergave per werknemer met:
de lijst van de toestellen,
hun afschrijvingsstatus.
Een toestel kan drie statussen hebben:
Actief: het toestel is in afschrijving.
Afgeschreven: de afschrijvingsperiode is afgelopen.
Losgekoppeld: het toestel is niet langer verbonden aan de werknemer.
🛑 Een toestel loskoppelen van een werknemer
U kunt een toestel markeren als "niet verbonden", wat toelaat om het los te koppelen van de werknemer. Eenmaal losgekoppeld:
verschijnt het toestel niet langer in de interface van de werknemer,
komt er een nieuwe plaats vrij als de toestellimiet bereikt was.