Overzicht
#### Infosessie eWallet
De laatste evoluties van RewardFlex
Fietsleasing
De volledige integratie van Lease a Bike maakt het voortaan mogelijk om fietsleasings sneller en gemakkelijker te lanceren en te beheren.
IT & Multimedia
Dankzij de integratie met Coolblue verlopen de IT-aankopen via RewardFlex, zonder dat u de bestelling of de opvolging ervan moet beheren.
Warrants
Medewerkers kunnen voortaan hun warrants rechtstreeks in RewardFlex selecteren.
Wat binnenkort komt
Internet- & mobiele abonnementen
Vanaf 2026 zult u uw medewerkers internet- en mobiele abonnementen (met of zonder data) kunnen aanbieden.
Fietsleasing
Volgend jaar breiden we ons fietsleasingaanbod uit met nieuwe leveranciers, om u meer opties en een groter netwerk te bieden.
Mobiliteitsbudget
Nieuwe opties zullen aan het Mobiliteitsbudget worden toegevoegd, met name:
de voetgangersvergoeding;
de fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.
Integraties sociale partners
De integraties met de payroll- en socialezekerheidspartners zullen worden uitgebreid.
AI-ondersteuning
Vanaf volgend jaar zal RewardFlex nieuwe AI-functionaliteiten integreren, waaronder een specifieke chatbot om werkgevers en medewerkers in hun dagelijkse werking te begeleiden.
Netto-impact
Vanaf 2026 zal elke keuze die aan de medewerker wordt voorgesteld vergezeld gaan van een schatting van de netto-impact ervan, waardoor hij onmiddellijk de gevolgen van elke optie kan begrijpen voordat hij zijn selectie bevestigt.
Internet & telefonie
Een duidelijk, volledig en 100% conform alternatief voor Internet\@home in RewardFlex De optie Telecom vervangt het oude voordeel Internet\@home en stelt de werkgever in staat om een telecomabonnement ter beschikking te stellen van zijn medewerkers. Het voordeel bestaat voortaan in drie formules: Internet, Telefonie en Gecombineerde pakketten.
Waarover gaat het?
Met de optie Telecom kunnen medewerkers hun RewardFlex-budget gebruiken om een telecomabonnement te financieren dat op naam van de werkgever wordt afgesloten. In tegenstelling tot het oude systeem gaat het niet langer om een terugbetaling van een privéabonnement, maar wel om een abonnement dat volledig door de werkgever ter beschikking wordt gesteld. Mogelijke abonnementstypes:
Internet
Telefonie
Gecombineerde formules
Waarom deze wijziging?
Het oude model stond medewerkers toe om hun flexibel budget te gebruiken om hun privé-internetabonnement te financieren. Het kader is dus versterkt:
👉 het abonnement moet voortaan door de werkgever ter beschikking worden gesteld, met toepassing van de bestaande sociale en fiscale forfaits. Deze wijziging garandeert:
een maximale juridische zekerheid,
een stabiel kader,
een sterk vereenvoudigde administratie.
Hoe werkt het?
1. Activering door de werkgever
De werkgever contacteert zijn telecomleverancier om een offerte te verkrijgen die afgestemd is op de formules die hij wenst aan te bieden (internet, telefonie of pakketten).
Op basis van deze offerte kiest hij welke types abonnementen beschikbaar zullen zijn voor zijn medewerkers.
Vervolgens activeert hij de optie Telecom in RewardFlex voor de betrokken groepen en configureert hij daar, per groep, de gekozen formules en hun maandelijkse kosten.
2. Proces voor de werknemer
Wanneer een medewerker een abonnement selecteert, doet RewardFlex het volgende:
het toont automatisch het toepasselijke forfait (internet, telefonie, pakket),
het berekent het budgetverbruik,
het past de wettelijke sociale en fiscale regels toe. De medewerker selecteert vervolgens enkel de startdatum.\ Alle andere parameters: type abonnement, operator, maandelijkse of jaarlijkse kosten worden door de werkgever voorgeconfigureerd bij het aanmaken van de packages. Eenmaal bevestigd, wordt het abonnement actief.
3. Maandelijkse administratie
Voor elk actief abonnement:
wordt het wettelijke forfait automatisch toegepast,
verschijnt het bedrag in de maandelijkse loonexport,
evenals het voordeel in natura (BIK / ATN / VAA) gelinkt aan het abonnement.
wordt het RewardFlex-budget automatisch aangepast. In geval van buiten forfait: In geval van overschrijding van het maandelijkse Telecom-budget dekt de medewerker simpelweg het bijkomende bedrag, volgens wat met de werkgever is overeengekomen. RewardFlex beheert deze bedragen niet: de regularisatie gebeurt buiten het platform.
4. Einde contract of wijziging
Bij het einde van het contract of in geval van een wijziging zijn er twee scenario's mogelijk, afhankelijk van wat de telecomleverancier toelaat en wat met de werkgever is overeengekomen:
De werknemer wenst het abonnement over te nemen → de overname gebeurt rechtstreeks bij de operator (buiten RewardFlex).
Het abonnement wordt stopgezet → u stopt de financiering in RewardFlex; de aanrekening stopt automatisch. Het praktische beheer van het abonnement (opzegging, overname, overdracht…) gebeurt altijd rechtstreeks met de operator.
Opvolging en beheer door de werkgever
de actieve abonnementen,
het type abonnement,
de aangerekende kost,
Belangrijke punten om te onthouden
✅ Een volledig aanbod: vast internet, mobiel internet, telefonie en pakketten
✅ Geen privéterugbetaling meer: abonnement op naam van de werkgever
✅ Automatische aftrek in het RewardFlex-budget
✅ Duidelijke opvolging van de abonnementen in RewardFlex
RewardFlex stapt over op de eWallet
Alles weten over de nieuwe virtuele portefeuille
👋 Doel:
U begeleiden bij het begrijpen en gebruiken van de nieuwe eWallet van RewardFlex, geïntroduceerd in augustus 2025, en u in staat stellen om de implicaties van deze wijziging te beheersen.
💰 1. Wat is de eWallet?
De eWallet is een virtuele portefeuille gekoppeld aan de werknemer in RewardFlex, die de logica van provisionering en directe bancaire terugbetaling vervangt. Vroeger:
De werkgevers moesten de budgetten prefinancieren. Elke maand ontving de werkgever één enkele factuur waarvan het bedrag zowel overeenkwam met de gebruiksprijs van het platform als met het bedrag van de budgetten die op het platform voor elke werknemer geprovisioneerd moesten worden.
Afhankelijk van het gebruik dat de werknemer ervan maakte, werden bepaalde terugbetalingen beheerd via bankoverschrijvingen rechtstreeks op zijn rekening. Nu:
De budgetten worden virtueel toegewezen, zonder uw kasmiddelen nodeloos vast te zetten.
De terugbetalingen die aan de werknemers gedaan moeten worden, worden verwerkt via de loonfiche.
💰 2. Wat zijn de voordelen van de eWallet?
Voordelen voor de werkgever Toelichtingen 💰 Uw kasmiddelen optimaliseren: blokkeer geen geld meer voor ongebruikte budgetten. 🧾 transparantere facturatie Enkel het RewardFlex-abonnement wordt maandelijks gefactureerd. 📉 Minder administratieve last bepaalde terugbetalingen moeten wettelijk via de loonfiche verlopen. Dit nieuwe model vermijdt dubbel werk en zal de opvolging vergemakkelijken.
❓ 3. Wat verandert er concreet?
Einde van de prefinanciering van budgetten die soms ongebruikt blijven. Dit stelt de onderneming in staat om geen kasmiddelen meer nodeloos vast te zetten op budgetten die de werknemers niet altijd gebruiken. Dit maakt financiële middelen vrij die elders geïnvesteerd kunnen worden en vergemakkelijkt het beheer van de kasmiddelen van de onderneming.
Beheer via de loonfiche, in overeenstemming met de wettelijke verwachtingen en praktischer voor de HR's. Het gebruik dat de werknemers maken van het mobiliteitsbudget of het cafetariaplan vereist in bepaalde gevallen dat de informatie ook op bepaalde wettelijke documenten wordt overgenomen (loonfiche, fiche 281.1…). De directe terugbetaling aan de werknemer hield soms voor eenzelfde gebruik een dubbele handeling in (terugbetaling van de werknemer enerzijds + encodering van de informatie bij het sociaal secretariaat anderzijds). Dit was niet ideaal en verhoogde de last voor de HR-beheerders.
Met de eWallet zorgen we ervoor dat we voor elk voordeel altijd het meest logische pad volgen. Dat wil zeggen de financierings- of terugbetalingsmethode die het eenvoudigst zal zijn voor de werknemer, die de administratieve last van de HR's maximaal zal verminderen en die garandeert dat de wettelijke verplichtingen worden nageleefd.
In die zin en om de communicatie met het sociaal secretariaat te vergemakkelijken, hebben we ons payroll-exportbestand volledig herzien. Dit centraliseert alle informatie die aan het sociaal secretariaat doorgegeven moet worden.
ontdek onze infofiche: Payroll-export – Hoe de terugbetalingen genereren en doorgeven aan uw sociaal secretariaat
Eén enkele maandelijkse factuur voor het RewardFlex-abonnement die enkel nog de gebruikskosten van het platform omvat. Geen verwarring meer tussen de kosten van het platform en het bedrag van de budgetten die in het platform worden geladen. Dit verzekert een betere transparantie en een vereenvoudigde opvolging.
💰 4. Beschikbare types voordelen en financierings-/terugbetalingsmethode
A. Mobiliteitsbudget
MOBILITEITSBUDGET Betalingsmethode Terugbetaling van huur of hypothecaire lening (pijler 2) Terugbetaling via de loonfiche van de werknemer Openbaar vervoer (pijler 2) Terugbetaling via de loonfiche van de werknemer of derdebetalersregeling met mandaat voor Monizze Cash (pijler 3) Betaling via de loonfiche van de werknemer Gedeelde mobiliteit (pijler 2) Terugbetaling via de loonfiche van de werknemer Autoleasing (pijler 1) Rechtstreeks door de werkgever betaald bij zijn leverancier Fietsen (pijler 2) Fietsleasing of aankoop door de werkgever: rechtstreeks door de werkgever betaald bij zijn leverancier, aankoop van de fiets door de werknemer: Terugbetaling via de loonfiche van de werknemer
B. Cafetariaplan
Beschikbare voordelen Betalingsmethode Terugbetaling individueel pensioensparen Terugbetaling via de loonfiche van de werknemer Warrants (Q4 2025) Betaling via de loonfiche van de werknemer Uitbreidingen collectieve verzekeringen (september 2025) Geen terugbetaling nodig Extralegale verlofdagen Geen terugbetaling nodig IT devices (gsm, tablet…) Terugbetaling via de loonfiche van de werknemer Fietsen Rechtstreeks door de werkgever betaald
📝 5. Implicatie voor de werkgevers
Niet langer nodig om het IBAN-nummer van de werknemers te verstrekken
Centralisatie van de terugbetalingen rechtstreeks op de loonfiche.
Betere zichtbaarheid en traceerbaarheid.
📝 6. Implicatie voor de werknemers
De werknemers ontvangen de terugbetaling van de uitgaven gelinkt aan het gebruik van het mobiliteitsbudget of het cafetariaplan rechtstreeks via hun loonfiches.
Meer duidelijkheid en betere opvolging van het gebruik van hun budgetten
Op het einde van het jaar gecentraliseerde informatie op hun wettelijke documenten (fiche 281.1)
Replay van de infosessie
Beleef onze RewardFlex-infosessie opnieuw
🛟 Ondersteuning:
Voor elke vraag, contacteer: [email protected]