📌 Waarover gaat het?
De budgetplannen zijn de nieuwe manier om voordelen te configureren en te verdelen aan uw werknemers op RewardFlex. Elk plan is gekoppeld aan een specifiek type voordeel en kan volledig worden gepersonaliseerd volgens de behoeften van uw bedrijf.
Drie types plannen zijn beschikbaar :
🍽️ Cafetariaplan
🚲 Mobiliteitsbudget
🎁 Bonusplan
🗂️ Het dashboard van de plannen
Het hoofdscherm biedt u een volledig overzicht van al uw actieve plannen.
Elke kaart geeft de naam van het plan, het type voordeel, de huidige status van het plan en of de werknemers al zijn uitgenodigd. Als u meerdere actieve producten heeft, kunt u de plannen filteren op type voordeel.
➕ Een plan aanmaken
Het aanmaken van een plan verloopt in 3 begeleide stappen.
1️⃣ Configuratie van het plan
Geef uw plan een naam, selecteer het type voordeel en kies het toepasselijke beleidskader — de standaard Monizze-polis of een gepersonaliseerde polis.
2️⃣ Parameters van het plan
Configureer de details van het plan : bijdragebedragen, afsluitingsdata van het budget, specifieke opties (bijv. terugbetaling IT-materiaal, telecombudget…). Het formulier past zich dynamisch aan op basis van het geselecteerde type plan — u ziet alleen wat relevant is voor uw configuratie.
3️⃣ Selectie van de diensten
Kies welke diensten en voordelen beschikbaar zijn binnen dit plan en configureer eventuele aanvullende opties.
4️⃣ Validatie van het plan
Sla uw plan op of finaliseer het.
👥 Werknemers toevoegen aan een plan
Eenmaal het plan is aangemaakt, verloopt het toevoegen van werknemers in 4 begeleide stappen.
1️⃣ Selectie van de werknemers
Kies de werknemers die u aan het plan wilt toevoegen uit de lijst. Alleen in aanmerking komende werknemers (nog niet toegewezen aan een plan van hetzelfde type) worden weergegeven. Met een winkelmandselectie kunt u uw keuzes bewaren terwijl u van de ene naar de andere pagina navigeert.
2️⃣ Conformiteitscontrole
Vul voor elke geselecteerde werknemer de vereiste informatie in (budgetbedragen, mobiliteitsvariabelen…). Het formulier markeert in real time de ontbrekende of ongeldige gegevens. Een bulkimport via bestand is ook beschikbaar.
3️⃣ Een startdatum bepalen
Selecteer de maand vanaf wanneer het budget moet beginnen te laden.
Een belangrijke parameter stelt u in staat het laadgedrag te controleren :
Starten na ondertekening (standaard) — Het budget wordt pas geactiveerd nadat de werknemer de documenten heeft ondertekend. Er wordt geen budget geladen vóór de ondertekening.
Starten vanaf de geselecteerde maand — Het budget wordt retroactief geladen vanaf de gekozen maand, ongeacht de ondertekeningsdatum.
ℹ️ U heeft de mogelijkheid om deze parameter voor alle geselecteerde werknemers te bewerken door op Bulkwijziging te klikken.
4️⃣ Samenvatting & lancering
Een synthesescherm toont alle werknemers en hun geconfigureerde budgetten.
Twee opties zijn beschikbaar :
Lanceren — De budgetten worden geactiveerd, maar de werknemers ontvangen nog geen melding.
Lanceren & uitnodigingen versturen — De budgetten worden geactiveerd en de werknemers ontvangen onmiddellijk een uitnodigingsmail om het platform te vervoegen.
ℹ️ Er wordt altijd een bevestiging gevraagd vóór elke verzending.
📬 Beheer van de uitnodigingen
U behoudt de volledige controle over het moment waarop uw werknemers worden geïnformeerd :
Bij de lancering — De uitnodigingen worden onmiddellijk verstuurd bij de toewijzing.
Later — U kunt de uitnodigingen individueel of in bulk versturen op elk moment na de toewijzing.
Nooit — U wijst werknemers toe zonder melding te sturen (nuttig voor interne tests of gefaseerde uitrol).
✏️ Een plan wijzigen
U kunt de configuratie van een plan op elk moment bijwerken — parameters aanpassen, diensten activeren of deactiveren, aanvullende opties beheren — zonder impact op de bestaande werknemerstoewijzingen.
🗑️ Een plan verwijderen
Een plan kan alleen worden verwijderd als er momenteel geen werknemers aan zijn toegewezen.
Als er werknemers gekoppeld zijn aan het plan, wordt de verwijdering geblokkeerd en wordt u hiervan op de hoogte gesteld.
📊 Statussen van plannen en werknemers
Statussen van de plannen
Status | Uitleg |
🟡 Concept | Het plan is in configuratie, nog niet actief |
🟠 Gepland | Het plan is geconfigureerd en ingepland om live te gaan |
🟢 Actief | Het plan is live en de werknemers genieten ervan |
Statussen van werknemers binnen een plan
Status | Uitleg |
✅ Actief | De werknemer is correct geconfigureerd en ontvangt zijn voordelen |
⏳ In behandeling | Wacht tot de werknemer zijn onboarding heeft afgerond (bijv. ondertekening van documenten) |
🔴 Opgeschort | De toegang van de werknemer is tijdelijk geblokkeerd wegens een conformiteitsprobleem |