📌 Waarover gaat het?
De payroll export stelt de werkgever in staat om maandelijks een bestand te genereren met alle goedgekeurde uitgaven van zijn werknemers, om deze over te maken aan zijn sociaal secretariaat voor terugbetaling via de loonbrieven.
🔁 Frequentie en optimaal moment
Eén keer per maand — vóór de afsluiting van de interne payroll
Uitgaven die werden goedgekeurd, worden automatisch opgenomen in de export.
Als bepaalde kosten niet zijn opgenomen in de export, worden ze automatisch toegevoegd aan de export van de volgende maand zodra ze zijn gevalideerd.
⚙️ Configuratie van de payroll export
Ga vóór het genereren van uw eerste export naar de Instellingen van het tabblad Loonlijsten om de volgende elementen te configureren :
1️⃣ Exportformaat
Standaard worden exports gegenereerd in gestructureerd CSV-formaat. U kunt ook het specifieke formaat van uw sociaal secretariaat selecteren. De momenteel beschikbare formaten zijn SDWorx, Prisma en Daenens — andere formaten worden binnenkort toegevoegd.
2️⃣ Bedrijfs- en werknemersidentificaties
U kunt uw bedrijfsidentificatie bij uw sociaal secretariaat invoeren, alsook een individuele payroll-identificatie voor elke werknemer.
3️⃣ Looncodes
U kunt looncodes definiëren per type uitgave en budgetcategorie. U kunt deze codes rechtstreeks opvragen bij uw sociaal secretariaat.
🛠️ Hoe genereert u een payroll export?
1️⃣ Ga naar het tabblad Payroll in het navigatiemenu aan de linkerkant.
2️⃣ Klik op Exporthistoriek om de vorige exports te raadplegen (datum en beschikbare formaten).
3️⃣ Klik op Een export genereren. Er opent zich een venster.
4️⃣ Selecteer de te exporteren maand.
Alleen maanden die nog niet werden geëxporteerd zijn beschikbaar.
De geselecteerde maand moet verschillen van de maand gekozen bij uw laatste export.
Als u de huidige maand selecteert, worden alleen de gegevens tot op het moment van generatie opgenomen.
5️⃣ Als u één of meerdere maanden hebt overgeslagen, heeft u twee opties :
De ontbrekende maanden afzonderlijk exporteren, van de oudste naar de meest recente, voor een betere maandelijkse duidelijkheid.
Alleen de huidige maand exporteren : het systeem voegt automatisch alle ontbrekende gegevens van de vorige maanden samen in één bestand.
6️⃣ De export wordt gegenereerd en verschijnt in uw exporthistoriek. U kunt het volgende downloaden :
✅ Het standaard Excel-bestand
✅ Het specifieke formaat voor uw sociaal secretariaat (indien beschikbaar en geconfigureerd)
📊 Wat bevat de export?
De export omvat alle goedgekeurde en nog niet geëxporteerde uitgaven tussen :
De laatste dag gedekt door de vorige export
En de laatste dag van de geselecteerde maand — of, als u de huidige maand exporteert, tot op het moment van generatie.
Er zijn 2 types exportformaat :
✅ Standaard export
Deze export is in Excel-formaat en vermeldt alle belangrijke informatie. De export is opgedeeld in 3 tabellen :
Global Reporting : geeft u een overzicht van alle uitgaven die werden gevalideerd tijdens de periode en afgeschreven van de wallets van de werknemers.
Payroll Mobility Budget : bevat de gegevens die aan het sociaal secretariaat moeten worden verstrekt voor de terugbetaling van de werknemers.
Payroll Cafeteria Plan : bevat de gegevens die aan het sociaal secretariaat moeten worden verstrekt voor de terugbetaling van werknemers na hun keuze van de verschillende voordelen (toe te voegen VAA, terug te betalen pensioensparen…).
✅ Specifiek formaat voor het sociaal secretariaat
Voor bepaalde sociale secretariaten is het mogelijk om een payroll export te genereren in een specifiek formaat. Deze export kan vervolgens rechtstreeks worden ingeladen in uw payroll voor een automatische import van uitgaven en andere bedragen.
💡 Wij werken samen met sociale secretariaten zodat zij ons hun technische specificaties bezorgen voor gestructureerde exports. De lijst van sociale secretariaten waarvoor een gestructureerde export beschikbaar is, zal in de loop van het jaar verder uitbreiden.
📅 Concrete voorbeelden
Klassieke export
U exporteert de gegevens van mei op 20 mei → de export omvat alle goedgekeurde uitgaven vanaf het einde van de vorige export tot en met 20 mei.
Export met een ontbrekende maand
Uw laatste export dateert van 20 mei. Op 20 juli wenst u een nieuwe export te genereren.
Twee opties :
U exporteert eerst juni, dan juli afzonderlijk → betere maandelijkse leesbaarheid.
U exporteert alleen juli → het systeem neemt automatisch alle goedgekeurde uitgaven van 20 mei tot 20 juli op in één bestand.
✅ In beide gevallen gaan er geen gegevens verloren en worden er geen gegevens gedupliceerd.
🔔 Automatische herinneringen
Er wordt u maandelijks een herinneringsmail gestuurd op de payroll-afsluitingsdatum die is gedefinieerd in de algemene instellingen van het platform, zodat u niet vergeet uw export te genereren.
🔒 Traceerbaarheid & veiligheid
Elke uitgave wordt slechts één keer geëxporteerd.
Het geëxporteerde bestand bevat :
Het bedrag van elke uitgave
De uitgavecategorie
De bijbehorende looncode (indien ingevoerd in RewardFlex)