📈 Wat is het?
De Warrants-service in RewardFlex stelt uw medewerkers in staat om een deel van hun bonus om te zetten in warrants via hun cafetariaplan.
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de activering van de service, de configuratie van de parameters en het afsluiten van elke conversieperiode.
⚙️ Activering en configuratie van de service
1️⃣ De service activeren
Meld u aan bij de werkgeversinterface van RewardFlex en activeer de Warrants-service voor één of meerdere medewerkersgroepen.
2️⃣ De parameters configureren
Eenmaal geactiveerd, kunt u de volgende parameters instellen :
Parameter | Beschrijving |
Minimumbedrag voor conversie | Facultatief. Bepaalt het minimumbedrag dat een medewerker kan toewijzen. |
Platformkostenpercentage | Facultatief. Percentage dat wordt toegepast op elke conversie van een medewerker. |
Sluitingsdatum | Verplicht om medewerkers toe te laten hun middelen om te zetten. |
⚠️ Belangrijk : Als er geen sluitingsdatum is ingesteld, wordt de knop « Omzetten » voor alle medewerkers grijs weergegeven en kan er geen enkele aanvraag worden ingediend.
📅 Afsluiting van de periode
Manuele afsluiting
Wanneer u op Periode afsluiten & export genereren klikt :
Alle reserveringen van medewerkers worden automatisch als besteed gemarkeerd.
De sluitingsdatum wordt gereset (geen datum ingesteld).
De knop « Omzetten » wordt grijs weergegeven voor alle medewerkers tot de volgende activering of het instellen van een nieuwe periode.
Automatische afsluiting
Als de ingestelde sluitingsdatum is verstreken, is het effect identiek : medewerkers kunnen geen aanvraag meer aanmaken of wijzigen.
🚫 Het Warrants-plan annuleren
U kunt het Warrants-plan op elk moment annuleren via de knop Warrants-plan annuleren in de beheerinterface.
Procedure :
Klik op Warrants-plan annuleren.
Er verschijnt een bevestigingsvenster — bevestig de actie.
Eenmaal bevestigd :
Alle door medewerkers gereserveerde bedragen worden teruggestort in hun cafetariabudget.
Alle betrokken medewerkers ontvangen een e-mailmelding ter bevestiging van de annulering.
📤 Gegevensexport
Bij het afsluiten van de periode kunt u de Excel-export rechtstreeks downloaden vanuit de RewardFlex-interface. Deze export bevat alle informatie met betrekking tot de conversies van de periode.
✉️ Automatische meldingen
Meldingen voor de werkgever
U ontvangt automatisch :
Een herinnering enkele dagen vóór de sluitingsdatum.
Een melding op de dag van de afsluiting, met een overzicht van :
Het aantal deelnemende medewerkers.
Het totale gereserveerde bedrag.
Een herinnering om de gegevens af te sluiten en te exporteren.
Meldingen voor medewerkers
Medewerkers ontvangen een automatische e-mail in de volgende gevallen :
Nieuwe reservering aangemaakt.
Reservering gewijzigd.
Annulering van het plan (indien geïnitieerd door de werkgever).
Elke melding bevat : ✔️ het bedrag ✔️ de datum ✔️ de volgende stappen
🔎 Belangrijkste aandachtspunten
De sluitingsdatum is verplicht om de conversieperiode voor medewerkers te openen.
Zodra de datum is verstreken of de periode manueel is afgesloten, zijn er geen wijzigingen meer mogelijk aan de kant van de medewerker.
De annulering van het plan schrijft de budgetten van de medewerkers automatisch terug.
De Excel-export is beschikbaar zodra de periode is afgesloten.