Deze fiche beschrijft het volledige Lease a Bike-traject, van de activatie van de dienst door de werkgever tot de terbeschikkingstelling van de fiets aan de werknemer.
🧩 Activatie van de dienst (werkgeverszijde)
1️⃣ U activeert de dienst Lease a Bike via uw RewardFlex-werkgeversportaal.
Dit doet u door de dienst te activeren in de instellingen van het cafetariaplan en deze toe te wijzen aan één of meerdere groepen.
2️⃣ Lease a Bike analyseert uw aanvraag en neemt automatisch contact met u op via e-mail met een inschrijvingslink.
3️⃣ U vervolledigt de inschrijving en ondertekent het contract rechtstreeks op het Lease a Bike-platform (via een link die u ontvangt via Docusign).
👉 Zodra het contract is ondertekend, is geen bijkomende configuratie meer nodig.
Monizze finaliseert de activatie en bevestigt per e-mail wanneer de dienst beschikbaar is voor uw werknemers.
🚀 Start van een leasingaanvraag (werknemerszijde)
1️⃣ De werknemer logt in op RewardFlex en selecteert de dienst Fietsleasing – Lease a Bike.
2️⃣ De werknemer klikt op de knop om zijn/haar Lease a Bike-account aan te maken:
het account wordt automatisch aangemaakt,
een e-mail van Lease a Bike wordt verstuurd om het e-mailadres te bevestigen en het account te finaliseren,
na bevestiging ontvangt de werknemer een persoonlijke gebruikscode.
💡 De werknemer kan vooraf een simulatie maken om het maandbudget te schatten via de calculator 👉 Monizze Simulator – Fietsleasing
3️⃣ De werknemer begeeft zich met deze code naar een Lease a Bike-partnerhandelaar en kiest:
zijn/haar fiets,
eventuele accessoires (binnen het beschikbare budget).
👉 De fietsenhandelaar registreert de fiets, accessoires en het gekozen onderhoudsforfait in het Lease a Bike-platform.
De werknemer ontvangt vervolgens een e-mail met de vraag om het contractvoorstel te bekijken en te aanvaarden op het Lease a Bike-platform.
🔄 Aanmaak en validatie van het contract door de werknemer
📢 Belangrijke stap – dubbele goedkeuring verplicht
De werknemer moet het leasingcontract twee keer goedkeuren:
een eerste keer op het Lease a Bike-platform
en een tweede keer in RewardFlex (Monizze)
⚠️ Zolang beide goedkeuringen niet zijn uitgevoerd, kan de aanvraag niet verder verwerkt worden.
✅ 1e goedkeuring: Lease a Bike-platform
1️⃣ Zodra de fietsenhandelaar het contractvoorstel heeft aangemaakt, ontvangt de werknemer een e-mail van Lease a Bike.
2️⃣ Via deze e-mail wordt de werknemer gevraagd om:
in te loggen op het Lease a Bike-platform
het contractvoorstel te bekijken
het contract goed te keuren
👉 Zonder deze goedkeuring bij Lease a Bike kan de aanvraag niet worden doorgestuurd naar RewardFlex.
✅ 2e goedkeuring: RewardFlex (Monizze)
1️⃣ Na de goedkeuring op Lease a Bike worden de contractgegevens automatisch doorgestuurd naar RewardFlex.
2️⃣ De werknemer ziet de aanvraag verschijnen in zijn/haar RewardFlex-account.
3️⃣ De werknemer moet vervolgens:
de aanvraag openen
het contract opnieuw bevestigen in RewardFlex
👉 Deze tweede goedkeuring is verplicht om de aanvraag door te sturen naar de werkgever voor finale goedkeuring.
🛂 Finale goedkeuring door de werkgever
1️⃣ Na goedkeuring door de werknemer krijgt het contract de status
“In afwachting van goedkeuring door een derde”.
2️⃣ Als werkgever ontvangt u de aanvraag in RewardFlex. Ga naar Terugkerende betalingen en u kunt de aanvraag :
✅ goedkeuren,
❌ weigeren.
3️⃣ Bij goedkeuring:
ontvangt de werknemer een e-mail met een PIN-code,
deze code is nodig voor de afhaling van de fiets bij de handelaar.
🛠️ Voorbereiding en afhaling van de fiets
Afhandeling bij de handelaar
1️⃣ De handelaar:
vervolledigt de facturatiegegevens (factuurnummer en datum),
valideert de facturatie,
maakt de fiets klaar voor afhaling.
2️⃣ De werknemer haalt de fiets op bij de handelaar.
3️⃣ De handelaar bevestigt de afhaling van de fiets in het Lease a Bike-platform.
📅 Activatie van het contract en financiering
Zodra het contract door de leasingmaatschappij is aanvaard, wordt het contract actief vanaf de eerste dag van de volgende maand.
Vanaf dat moment:
Voor de werknemer:
de maandelijkse financiering start automatisch,
het bedrag wordt afgetrokken van het budget van de werknemer in RewardFlex.
Voor de werkgever: de facturatie gebeurt maandelijks door Lease a Bike.