Deze handleiding legt de volledige werking uit van de Coolblue-integratie in RewardFlex, van de activatie door de werkgever tot de bestelling en levering van het materiaal voor de werknemer.
⚙️ Activatie van de dienst (werkgeverszijde)
Activeren van de Coolblue-integratie
1️⃣ Tijdens de configuratie van uw cafetariaplan of via uw instellingen in RewardFlex activeert u de dienst Coolblue-integratie.
2️⃣ In RewardFlex verschijnt een bevestiging en er wordt automatisch een melding gestuurd naar Monizze Operations.
👉 Deze activatie start het onboardingproces, zonder dat er onmiddellijk verdere actie van uw kant nodig is.
🧩 Onboarding met Coolblue
Aanmaak van uw webshopomgeving
1️⃣ Het Monizze Ops-team verzamelt uw administratieve gegevens:
bedrijfsnaam
contactgegevens
adres
btw-nummer
contactpersoon
2️⃣ Monizze Ops neemt contact op met Coolblue om de aanmaak van uw klantaccount aan te vragen.
3️⃣ Coolblue contacteert u rechtstreeks om:
uw Coolblue-klantaccount aan te maken,
de toegelaten producten te bepalen,
de contractuele afspraken vast te leggen.
4️⃣ Coolblue bezorgt vervolgens aan Monizze Ops:
een Company ID,
specifieke webshoplinks (één per categorie: smartphone, tablet, computer).
5️⃣ Deze informatie wordt geregistreerd in RewardFlex.
👉 Zodra deze stap is afgerond, wordt de dienst beschikbaar voor de werknemers.
🚀 Start van een aankoop (werknemerszijde)
Rechtstreekse toegang tot Coolblue
1️⃣ De werknemer logt in op RewardFlex en gaat naar Aankoop IT-materiaal.
2️⃣ Hij/zij kiest een productcategorie:
smartphone
tablet
computer
accessoires
3️⃣ De werknemer wordt automatisch doorgestuurd naar de Coolblue-webshop die specifiek is voor zijn/haar bedrijf, met enkel de toegelaten producten.
4️⃣ De werknemer selecteert het materiaal en rondt de bestelling af op Coolblue
→ de bestelling wordt aangemaakt met status “concept”.
5️⃣ Na het afronden van het concept wordt de werknemer teruggeleid naar RewardFlex.
De werknemer heeft 24 uur om de bestelling te bevestigen in RewardFlex.
🔍 Ophalen en valideren van de bestelling
Automatische controles door RewardFlex
1️⃣ RewardFlex haalt automatisch de bestelgegevens op:
producttype
beschrijving
prijs
bestelreferentie
2️⃣ RewardFlex voert verschillende controles uit:
beschikbaar budget,
limieten per type toestel (bv. max. smartphones, tablets, computers).
3️⃣ Als een controle faalt:
wordt de bestelling automatisch geannuleerd,
ontvangt de werknemer een duidelijke melding.
4️⃣ Als alles correct is, krijgt de bestelling de status “in afwachting van bevestiging door de werknemer”.
✅ Bevestiging door de werknemer
Definitieve validatie van de aankoop
1️⃣ De werknemer bekijkt zijn/haar bestelling in RewardFlex met:
de prijs,
het resterende budget,
de toestelquota.
2️⃣ De werknemer kan:
✅ de bestelling bevestigen,
❌ of annuleren.
3️⃣ Bij bevestiging:
wordt het bedrag afgetrokken van het cafetariabudget,
wijzigt de status naar “bevestigd”.
4️⃣ Bij annulatie:
geen impact op het budget,
de Coolblue-bestelling wordt geannuleerd.
📦 Verwerking en levering
Afhandeling door Coolblue
1️⃣ RewardFlex bevestigt de bestelling aan Coolblue.
2️⃣ Coolblue verwerkt de bestelling en organiseert de levering rechtstreeks bij de werknemer.
🧾 Facturatie & payroll
Facturatie
Coolblue factureert de onderneming maandelijks, buiten RewardFlex om.
Payroll-export
Elke aankoop genereert automatisch:
Algemene export: kost + VAA inbegrepen
Payroll-export: enkel de VAA-lijn zichtbaar op de loonfiche van de werknemer