Deze fiche legt uit hoe de dienst IT-materiaal werkt in RewardFlex via het aanvraagproces met een leverancierslink, en hoe u de toestellen kunt beheren en opvolgen.
📌 Wat is het?
De dienst IT-materiaal laat werknemers toe om IT-materiaal aan te kopen via hun RewardFlex-cafetariabudget.
In RewardFlex bestaan er twee manieren om IT-materiaal te bestellen:
Aankoopaanvraag via een leverancierslink: de werknemer dient een aanvraag in met een link naar het gewenste product en de werkgever voert de aankoop uit.
Bestelling via de Coolblue-integratie: de werknemer selecteert rechtstreeks zijn materiaal via de Coolblue-webshop die geïntegreerd is in RewardFlex.
👉 Dit artikel legt enkel de werking uit van de aanvraag via een leverancierslink.
In dat geval:
dient de werknemer een aanvraag in met een link naar het product,
voert de werkgever de aankoop uit,
wordt de kost afgetrokken van het cafetariabudget van de werknemer,
wordt het toestel geregistreerd in RewardFlex met zijn afschrijving en zijn voordeel van alle aard (VAA).
⚠️ Deze optie moet door de werkgever worden geactiveerd voor de betrokken groepen.
⚙️ Eerste stap: de dienst activeren
Voordat werknemers een aanvraag kunnen indienen, moet u de dienst IT-materiaal activeren in de instellingen van het platform.
Zodra de dienst is geactiveerd, kunt u ook de categorieën van toestellen bepalen die per groep toegankelijk zijn.
🧩 Configuratie van toestelcategorieën
Voor elke groep kunt u bepalen welke types materiaal beschikbaar zijn:
Computer
Smartphone
Tablet
IT-accessoires
📌 Belangrijke regels:
Een werknemer kan maximum 2 actieve toestellen per categorie hebben.
IT-accessoires zijn niet beperkt.
Op accessoires wordt geen VAA toegepast.
🚀 Hoe werkt een aankoopaanvraag?
Wanneer een werknemer een type toestel selecteert in RewardFlex, krijgt hij toegang tot een informatiepagina met:
de afschrijvingsduur van het toestel,
het bedrag van het voordeel van alle aard (VAA) dat van toepassing is,
de werkgeversbijdragen RSZ/ONSS die aan dit voordeel verbonden zijn.
🛒 Aankoopaanvraag via leverancierslink
1️⃣ De werknemer dient een aankoopaanvraag in door de link naar de leverancier van het gewenste product te vermelden.
2️⃣ De werkgever ontvangt de aanvraag en kan deze goedkeuren of weigeren in het tabblad Aankopen.
3️⃣ Als de aanvraag wordt goedgekeurd:
koopt de werkgever het toestel rechtstreeks aan,
wordt het bedrag afgetrokken van het cafetariabudget van de werknemer,
verschijnt het toestel in RewardFlex als “actief”,
worden de afschrijving en het VAA automatisch toegepast.
📌 Er wordt geen terugbetaling aan de werknemer uitgevoerd, aangezien de aankoop door de werkgever wordt gedaan.
💰 Afschrijving en voordeel van alle aard (VAA)
Elk toestel volgt een afschrijvingsperiode en genereert een maandelijks VAA voor de werknemer.
Toestel | Afschrijving | Maandelijks VAA |
Smartphone | 36 maanden | 3 € |
Tablet | 36 maanden | 3 € |
Laptop / computer | 36 maanden | 6 € |
IT-accessoires | 24 maanden | 0 € |
Tijdens de volledige afschrijvingsperiode:
wordt het VAA opgenomen in de maandelijkse loonexport,
worden de bijbehorende werkgeversbijdragen RSZ/ONSS automatisch berekend.
Het platform past automatisch de correcte formule toe volgens het profiel van de werknemer.
🔎 Opvolging en beheer van toestellen
In Apparaten beschikt u over een overzicht per werknemer met:
de lijst van toestellen,
hun afschrijvingsstatus.
Een toestel kan drie statussen hebben:
Actief: het toestel bevindt zich in de afschrijvingsperiode.
Afgeschreven: de afschrijvingsperiode is beëindigd.
Ontkoppeld: het toestel is niet langer gekoppeld aan de werknemer.
🔗 Een toestel ontkoppelen van een werknemer
U kunt een toestel markeren als “niet gekoppeld”, waardoor het van de werknemer wordt losgekoppeld.
Zodra het toestel ontkoppeld is:
verschijnt het niet meer in de interface van de werknemer,
komt er opnieuw een plaats vrij indien de limiet van toestellen bereikt was.