Aan het einde van het jaar moet elk niet-gebruikt saldo van het Mobiliteitsbudget (pijler 3) aan de werknemer worden uitbetaald via de loonfiche van januari, in overeenstemming met de Belgische wetgeving.
Zo verloopt het proces in RewardFlex:
📩 1. Automatische herinnering naar werknemers (30 dagen vooraf)
Een e-mail wordt automatisch één maand voor het einde van het jaar verzonden naar alle werknemers die nog een beschikbaar saldo hebben.
Ze worden geïnformeerd dat:
hun budget vóór 31/12 moet worden gebruikt
elk resterend saldo wordt terugbetaald volgens de regels van pijler 3 via de loonfiche van januari
🔄 2. Automatische afsluiting (31 december)
Op 31 december sluit RewardFlex automatisch de actieve mobiliteitsbudgetten af.
Voor elke werknemer:
wordt het resterende saldo van het budget op nul gezet
wordt er een automatische uitgave aangemaakt met:
Omschrijving: Eindejaarsvergoeding
Bedrag: resterend saldo
👉 Deze uitgave wordt automatisch toegevoegd aan de payroll-export van januari. RewardFlex gebruikt automatisch de juiste looncode van pijler 3.
Hoe de looncode van pijler 3 instellen?
1️⃣ Verkrijg de correcte looncode bij uw sociaal secretariaat.
2️⃣ Log in op RewardFlex en ga naar het tabblad Payroll.
3️⃣ Klik op Instellingen en vervolgens op Juridisch regime – Looncodes mobiliteitsbudget
4️⃣ Voeg de correcte code toe bij Eindejaarsvergoeding
📧 3. Overdracht naar het sociaal secretariaat
⚠️ Belangrijk: Voordat u de payroll-export genereert, moet u de nog openstaande uitgaven in het tabblad Uitgaven goedkeuren.
U ontvangt een e-mail ter bevestiging dat de afsluitingen zijn gegenereerd.
De e-mail bevat een directe link naar de payroll-export van januari, die het volgende bevat:
Uitgaven “Eindejaarsvergoeding” onder de code van pijler 3
Goedgekeurde uitgaven van de maand januari voor pijler 1 en 2
Het volstaat om dit bestand te genereren, downloaden en door te sturen naar uw sociaal secretariaat.