Elk jaar in december sluit RewardFlex automatisch uw Cafetariaplan af om een correcte verwerking van de bedragen voor uw sociaal secretariaat te garanderen.
Zo verloopt het proces:
📅 1. Stel uw einddatum van het plan in
In de instellingen van het Cafetariaplan moet u een afsluitingsdatum voor het budget kiezen (tussen 1 en 28 december).
Deze datum is verplicht en geldt voor alle plannen binnen uw bedrijf.
Hoe de afsluitingsdatum instellen?
1️⃣ Ga in RewardFlex naar het tabblad Instellingen.
2️⃣ Klik op Cafetariaplan en stel de correcte afsluitingsdatum in.
3️⃣ Sla uw wijzigingen op.
📩 2. Automatische herinnering naar werknemers
15 dagen vóór de einddatum ontvangen alle medewerkers automatisch een e-mail met:
een herinnering om het resterende saldo te gebruiken,
een reminder om eventuele kosten tijdig in te dienen.
U hoeft hiervoor niets te doen.
🔒 3. Automatische blokkering van budgetten
Op de einddatum:
kunnen werknemers geen nieuwe kosten meer indienen,
verschijnt op het dashboard “Budget Closed”.
📊 4. Download van het eindejaars-exportbestand
⚠️ Belangrijk: Voordat u de payroll-export genereert, moet u de nog openstaande uitgaven in het tabblad Uitgaven en Aankopen goedkeuren.
Zodra het plan afgesloten is, kunt u in het tabblad Loonlijsten:
De klassieke payroll-export van december genereren en downloaden, die voor elke werknemer de goedgekeurde uitgaven van de maand december bevat
De payroll-export voor de jaarafsluiting genereren en downloaden, die voor elke werknemer het totaal van alle goedgekeurde uitgaven van het jaar bevat
ℹ️ Als er nog uitgaven in afwachting zijn, verschijnt er een niet-blokkerende waarschuwing. U kunt het exportbestand toch downloaden; alle later goedgekeurde uitgaven worden automatisch opgenomen in de volgende versie.
🎯 Doel van het exportbestand
De eindejaars-export bevat het totale bedrag van de goedgekeurde uitgaven in RewardFlex voor elke werknemer. Hiermee kunt u het bruto besteed bedrag bepalen dat moet worden afgetrokken van de eindejaarspremie.
🔣 Hoe dit bedrag berekenen?
Neem het totaalbedrag van de uitgaven in het exportbestand
Deel dit bedrag door (1 + het percentage van de RSZ werkgeversbijdragen) dat in uw bedrijf van toepassing is
Bruto besteed bedrag = Totale uitgaven / (1 + % RSZ werkgeversbijdragen)
Dit bruto bedrag komt exact overeen met het bedrag dat van de eindejaarspremie van de werknemer moet worden afgetrokken.
📨 5. Overdracht van de bedragen aan uw sociaal secretariaat
Zodra deze bruto bedragen zijn bepaald, geeft u ze door aan uw sociaal secretariaat zodat ze kunnen worden afgetrokken van de eindejaarspremie.
⛔ 6. Automatische afsluiting op 28 december
Op 28/12:
worden alle resterende ingediende maar niet-goedgekeurde kosten automatisch geweigerd,
en wordt, indien nodig, de decemberexport van de payroll automatisch gegenereerd.