Overzicht
De laatste RewardFlex evoluties (2025)
Fietsleasing
Lease a Bike werd volledig geïntegreerd, waardoor fietsleasings sneller en eenvoudiger opgestart en beheerd worden.
IT & Multimedia
Dankzij de Coolblue-integratie verlopen IT-aankopen rechtstreeks via RewardFlex, zonder dat jij de bestelling of de opvolging ervan hoeft te beheren.
Warrants
Werknemers kunnen hun warrants nu rechtstreeks in RewardFlex selecteren.
Wat je binnenkort mag verwachten
Internet & telefoonabonnement
Vanaf 2026 kan je je werknemers zowel internet- als mobiele abonnementen aanbieden (met of zonder databundel).
Fietsleasing
Volgend jaar breiden we ons aanbod aan fietsleasingproviders uit, waardoor je meer keuze krijgt en toegang tot een groter netwerk.
Mobiliteitsbudget
Nieuwe opties worden toegevoegd, waaronder:
een vergoeding voor verplaatsingen te voet voor woon-werkverkeer.
een fietsvergoeding per kilometer voor woon-werkverkeer.
Integraties sociale partners
Integraties met payroll- en sociale-zekerheidspartners worden verder uitgebreid.
AI-ondersteuning
Vanaf volgend jaar zet RewardFlex in op slimme AI-integraties, waaronder een chatbot die jou 24/7 ondersteunt.
Netto-impact
Vanaf 2026 zien werknemers bij elke keuze meteen een inschatting van de netto-impact, zodat ze de voordelen van elke optie begrijpen vóór ze een beslissing maken.
Internet & telefonie
Een duidelijk, compleet alternatief voor Internet@home binnen RewardFlex
De optie Telecom vervangt het vroegere voordeel Internet@home en biedt jou als werkgever de kans om jouw werknemers eenvoudig een telecomabonnement aan te bieden.
Het telecomvoordeel voortaan uit drie formules: Internet, Telefonie en Gecombineerde pakketten.
Wat is het?
Met de optie Telecom kunnen werknemers hun RewardFlex-budget gebruiken om een telecomabonnement te financieren dat op naam van de werkgever wordt afgesloten.
In tegenstelling tot het vroegere systeem gaat het niet langer om een terugbetaling van een privé-abonnement, maar om een abonnement op naam van de werkgever.
Mogelijke abonnementstypes:
Internet
Telefonie
Gecombineerde pakketten
Waarom deze wijziging?
Het vorige model liet toe dat werknemers hun flexibel budget gebruikten voor hun privé-internetabonnement. Omwille van fiscale wijzigingen werd dat kader aangepast.
👉 Het abonnement moet voortaan op naam van de werkgever staan, met toepassing van de bestaande sociale en fiscale forfaits.
Dit zorgt voor:
maximale juridische zekerheid,
een stabiel en helder kader,
sterk vereenvoudigde administratie.
Hoe werkt het?
1. Activatie door de werkgever
De werkgever neemt contact op met zijn telecomprovider om een offerte op te vragen voor de gewenste werknemersformules (internet, telefonie of packs).
Op basis van deze offerte bepaalt de werkgever welke abonnementstypes beschikbaar worden gesteld in het cafetariaplan.
Vervolgens activeert de werkgever de optie Telecom in RewardFlex voor de relevante groepen en configureert hij per groep de gekozen abonnementen en hun maandelijkse kosten.
2. Proces voor de werknemer
Wanneer een werknemer een abonnement selecteert, toont RewardFlex automatisch:
het toepasselijke forfait (internet, telefonie, pack),
de budgetimpact,
de correcte sociale en fiscale verwerking.
De werknemer hoeft enkel de startdatum te kiezen.
Alle andere parameters: type abonnement, operator en maandelijkse kosten zijn door de werkgever vooraf bepaald.
Na bevestiging wordt het abonnement actief.
3. Maandelijkse administratie
Voor elk actief abonnement:
wordt het wettelijke forfait automatisch toegepast,
verschijnen de bedragen in de maandelijkse payroll-export,
wordt ook het bijhorende voordeel alle aard (VAA / ATN / BIK) opgenomen,
wordt het RewardFlex-budget automatisch aangepast.
Bij verbruik buiten bundel:
Bij overschrijding van de maandelijkse Telecom-kost is het volledige extra bedrag ten laste van de werknemer, volgens de afgesproken modaliteiten.
RewardFlex verwerkt deze bedragen niet: de afhandeling gebeurt buiten het platform.
4. Wijzigingen of einde tewerkstelling
Bij uitdiensttreding of wijziging zijn er twee opties, naargelang wat mogelijk is bij de telecomprovider en wat met de werkgever is afgesproken:
De werknemer wil het abonnement behouden → indien de werkgever en provider dit toelaten, kan het abonnement worden overgedragen. De volledige afhandeling gebeurt rechtstreeks met de telecomoperator (buiten RewardFlex).
Het abonnement wordt stopgezet → de werkgever stopt de financiering in RewardFlex; er worden geen kosten meer in rekening gebracht binnen RewardFlex.
De operationele opvolging (stopzetting, overdracht…) gebeurt altijd via de telecomprovider.
Opvolging en beheer door de werkgever
In de werkgeversomgeving vind je een duidelijk overzicht van:
actieve abonnementen,
het type formule,
de maandelijkse kost,
de status (actief, gestopt, overgenomen buiten RewardFlex).
Belangrijkste punten in één oogopslag
✅ Volledig aanbod: internet, telefonie en packs
✅ Geen terugbetaling van privé-abonnementen: alles op naam van de werkgever
✅ Automatische toepassing van forfaits en VAA/ATN
✅ Transparant beheer en duidelijk overzicht in RewardFlex
RewardFlex stapt over naar de eWallet
Alles wat je moet weten over de nieuwe virtuele portefeuille
🎯 Doelstelling
Met deze informatiefiche ontdek je hoe de nieuwe RewardFlex eWallet werkt, wat er verandert en hoe je ermee aan de slag gaat.
1. 🔍 Wat is de eWallet ?
De eWallet is een virtuele portefeuille die wordt gekoppeld aan iedere werknemer op het RewardFlex platform. Met de introductie van de eWallet stappen we af van het gebruik van voorfinancieringen en rechtstreekse terugbetalingen.
Voorheen:
Werkgevers moesten de budgetten voorfinancieren. Elke maand ontvingen ze één factuur, die zowel de kost van het RewardFlex platform als het totaalbedrag van de te voorziene budgetten per werknemer omvatte.
Afhankelijk van hoe een werknemer het budget gebruikte, gebeurden sommige terugbetalingen via rechtstreekse bankoverschrijvingen naar hun persoonlijke rekening.
Wat houdt de eWallet in:
Budgetten worden virtueel toegewezen, zonder dat u uw crashreserves blokkeert.
Terugbetalingen aan werknemers worden verwerkt via de maandelijkse loonfiche.
2. ✅ Wat zijn de voordelen van de eWallet?
Voordelen voor de werkgever | Uitleg |
💰 Optimaliseer uw cashflow | Blokkeer geen cashreserves meer voor ongebruikte budgetten. |
🧾 Transparante facturatie | Eén maandelijkse factuur voor het RewardFlex abonnement. |
📉 Minder administratie | Bepaalde terugbetalingen zullen nu via de loonstrook verlopen. Dankzij dit model vermijd je een dubbele verwerking en vergemakkelijkt het de opvolging. |
3. 🔁 Wat verandert er concreet?
Geen voorfinanciering meer nodig. Dankzij de eWallet hoeft je onderneming geen budgetten meer te blokkeren die werknemers uiteindelijk niet gebruiken. Zo komt er meer financiële ruimte vrij om elders te investeren en wordt het financieel beheer een stuk eenvoudiger.
Beheer via de loonfiche, in overeenstemming met wettelijke verwachtingen en minder administratie. Het mobiliteitsbudget of het cafetariaplan vereist in bepaalde gevallen dat de informatie ook wordt opgenomen in bepaalde wettelijke documenten (loonstrook, fiche 281.1…). De directe terugbetaling aan de werknemer betekende soms voor hetzelfde gebruik een dubbele bewerking (terugbetaling van de werknemer enerzijds + codering van de informatie bij het sociaal secretariaat anderzijds). Dit was niet ideaal en droeg bij aan extra werkdruk bij HR professionals.
Met de introductie van de eWallet zorgen we ervoor dat voordelen nog makkelijker verwerkt worden. Zo kiezen we voor een financierings- of terugbetalingsmethode die u het leven makkelijker maakt, die de administratieve lasten maximaal vermindert en die garandeert dat aan de wettelijke verplichtingen wordt voldaan.
Daarnaast, om de communicatie met de sociaal secretariaten te vergemakkelijken, hebben we ons payroll-exportbestand volledig herzien. Met deze wijziging wordt alle informatie gecentraliseerd die aan het sociaal secretariaat moet worden doorgegeven.
Ontdek de infofiche: Loonexport – Zo bezorg je de juiste gegevens aan je sociaal secretariaat
Eén maandelijkse factuur voor het RewardFlex abonnement, that’s it! Geen verwarring meer tussen de RewardFlex abonnementskosten en de budgetten van werknemers. Dit zorgt voor betere transparantie en vereenvoudigde opvolging.
4. 🧾 Beschikbare voordelen en financierings- / terugbetalingsmethodes
A. Budget Mobilité
Mobiliteitsbudget | Betaalmiddel |
Terugbetaling huur of hypothecair krediet (pijler 2) | Terugbetaling via de loonfiche |
Openbaar vervoer (pijler 2) | Terugbetaling via de loonfiche van de werknemer of derdebetalersysteem met mandaat voor Monizze |
Cash (pijler 3) | Terugbetaling via de loonfiche |
Gedeelde mobiliteit (pijler 2) | Terugbetaling via de loonfiche |
Autoleasing (pijler 1) | Rechtstreeks betaald door de werkgever |
Fietsleasing / aankoop (pijler 2) | Fietsleasing of aankoop door de werkgever: rechtstreeks betaald door de werkgeverAankoop van de fiets door de werknemer: terugbetaling via de loonstrook van de werknemer |
B. Cafetariaplan
Beschikbare voordelen | Betalingsmethode |
Pensioensparen | Terugbetaling via de loonfiche |
Warrants (Q4 2025) | Terugbetaling via de loonfiche |
Uitbreiding van medische verzekering (september 2025) | Geen betaling nodig |
Extra vakantiedagen | Geen betaling nodig |
IT apparatuur (GSM, tablet…) | Terugbetaling via de loonfiche |
Fietsleasing / aankoop | Direct betaald door de werkgever |
5. 👥 Gevolgen voor werkgevers
Geen behoefte meer om rekeningnummers van werknemers te verstrekken
Terugbetalingen gebeuren rechtstreeks via de loonstrook.
Betere zichtbaarheid en makkelijker om budgetten op te volgen.
6. 👥 Gevolgen voor werknemers
Werknemers ontvangen rechtstreeks de terugbetaling van uitgaven gerelateerd aan het gebruik van het mobiliteitsbudget of cafetariaplan via hun loonstroken.
Meer duidelijkheid en betere opvolging van het gebruik van hun budgetten
Informatie gecentraliseerd aan het einde van het jaar op hun wettelijke documenten (fiche 281.1)
Herbekijk de RewardFlex infosessie
Bekijk hier de opname van de RewardFlex infosessie
📬 Support :
Nog vragen? Neem contact op via: [email protected]