L’avantage Carburant et recharge à l’étranger permet aux employés qui disposent d’une voiture de société et d’une carte carburant ou de recharge professionnelle de se faire rembourser, via leur budget RewardFlex, les frais de carburant ou de recharge qu’ils ont payés eux-mêmes à l’étranger.
Cet avantage peut être utilisé lorsque la carte professionnelle n’a pas été acceptée ou ne pouvait pas être utilisée.
Le remboursement est effectué via la fiche de paie et le montant est déduit du budget de l’employé.
L’avantage est disponible dans les plans cafétéria et bonus.
👤 Qui peut utiliser cet avantage ?
Seuls les employés qui disposent :
D’une voiture de société ;
D’une carte carburant ou de recharge professionnelle ;
peuvent utiliser cet avantage.
Seules les dépenses :
Effectuées à l’étranger, c’est-à-dire en dehors du pays de résidence de l’employé ;
Réalisées pendant l’année en cours ;
peuvent être remboursées.
⚙️ Activer l’avantage
L’avantage est désactivé par défaut dans les plans existants. Il doit être activé séparément pour chaque plan concerné.
1️⃣ Dans RewardFlex, accédez à la section Budgets.
2️⃣ Ouvrez le plan cafétéria ou bonus concerné.
3️⃣ Cliquez sur Action → Modifier le budget.
4️⃣ Activez l’avantage Carburant et recharge à l’étranger.
5️⃣ Enregistrez les modifications.
Une fois activé, l’avantage est disponible pour les employés éligibles inscrits dans le budget sélectionné, dans la catégorie Voiture.
📝 Comment l’employé introduit-il une demande ?
L’employé accède à l’avantage depuis la rubrique Avantages, dans la catégorie Voiture, puis sélectionne Carburant et recharge à l’étranger.
Avant d’envoyer sa demande, il doit :
1️⃣ Accepter la dernière version des conditions de l’avantage.
2️⃣ Télécharger le reçu de carburant ou de recharge.
3️⃣ Encoder le montant payé, TVA comprise.
Le reçu doit clairement mentionner :
La date de la transaction ;
Le lieu de la transaction ;
Le montant total, TVA comprise.
✅ Valider ou rejeter une demande
L’employeur traite les demandes via le processus habituel de gestion des demandes.
Avant de valider une demande, vérifiez les éléments suivants :
La date de la transaction, qui doit se situer dans l’année en cours ;
Le lieu de la transaction, qui doit être situé à l’étranger ;
Le montant demandé, qui ne peut jamais être supérieur au montant indiqué sur le reçu, TVA comprise ;
L’éligibilité de l’employé, qui doit disposer d’une voiture de société et d’une carte carburant ou de recharge professionnelle.
Si toutes les conditions sont remplies, la demande peut être approuvée. Dans le cas contraire, elle doit être rejetée.
💶 Traitement du remboursement
Après approbation :
Le montant est déduit du budget cafétéria ou bonus de l’employé ;
La dépense est ajoutée à l'export payroll du mois ;
Le remboursement est effectué avec la paie suivante.
En cas de rejet, aucun montant n’est déduit du budget de l’employé et aucun remboursement n’est effectué.
Aucun avantage de toute nature supplémentaire ne s’applique, car l’avantage de toute nature de la voiture de société couvre déjà l’utilisation privée du carburant et de la recharge.