Lorsqu’un employeur met du matériel informatique ou une borne de recharge à la disposition d’un travailleur dans le cadre d’un plan cafétéria, le travailleur bénéficie d’un droit d’utilisation, mais le matériel reste la propriété de l’employeur.
À l’issue de la période d’amortissement, l’employeur peut proposer le transfert définitif de la propriété du matériel au travailleur. Cette possibilité peut également s’appliquer en cas de départ anticipé du travailleur.
La valeur résiduelle correspond au prix auquel le matériel peut être repris au moment du transfert de propriété. Elle ne peut pas être déterminée définitivement au début du plan cafétéria. Elle doit être fixée au moment de la reprise, en tenant compte de la valeur du matériel sur le marché de seconde main et de son état réel.
La valeur résiduelle concerne notamment :
smartphones
ordinateurs portables
tablettes
accessoires informatiques
bornes de recharge
📢 Important
RewardFlex n’assure pas le suivi administratif ou financier de la reprise.
L’employeur est responsable de la détermination de la valeur résiduelle, de la facturation, de l’encaissement du paiement et du traitement fiscal.
La reprise constitue une transaction directe entre l’employeur et le travailleur. RewardFlex ne traite ni les paiements, ni les factures de vente, ni les retenues sur salaire liées à la valeur résiduelle.
⚖️ Obligations légales et fiscales
La valeur résiduelle est déterminée au moment du transfert
Au début du plan cafétéria, l’employeur ne peut pas fixer de manière définitive la valeur résiduelle du matériel. La valeur du bien peut évoluer en fonction de son âge, de son état, de l’évolution technologique et de la valeur observée sur le marché de seconde main.
La valeur résiduelle doit donc être déterminée à la date effective du transfert de propriété. Elle est basée sur la valeur du matériel sur le marché de seconde main à ce moment-là.
L’employeur doit également tenir compte de l’état réel du matériel au moment de la transmission.
La valeur doit refléter l’état réel du matériel
L’employeur doit tenir compte de la condition effective du matériel, notamment :
les traces d’utilisation ;
l’usure de la batterie ;
les dégâts éventuels ;
les accessoires fournis ;
le fonctionnement général du matériel ;
la valeur de biens comparables sur le marché de seconde main.
L’employeur doit être en mesure de justifier la valeur retenue en cas de contrôle fiscal.
Une reprise gratuite n’est pas exonérée
Le budget brut du plan cafétéria finance le droit d’utilisation du matériel pendant la période prévue. Il ne finance pas automatiquement le transfert de propriété.
Lors de la reprise, le travailleur doit donc payer la valeur résiduelle déterminée par l’employeur. Si le travailleur ne paie pas ou en partie cette valeur, celle-ci doit être traitée comme un avantage de toute nature, ci-après « ATN », et soumise aux traitements fiscal et social applicables.
📄 Documents à établir
Lors du transfert de propriété, l’employeur doit établir deux documents distincts :
une facture de vente ;
un document confirmant la transmission de propriété.
1. La facture de vente
L’employeur doit établir une facture de vente au nom du travailleur.
Cette facture doit notamment mentionner :
les coordonnées de l’employeur ;
les informations relatives à la TVA ;
les coordonnées du travailleur ;
la marque et le modèle du matériel ;
le numéro de série, lorsqu’il est disponible ;
la description des accessoires éventuellement inclus ;
la date de la vente ou du transfert ;
la valeur résiduelle appliquée ;
la TVA de 21 %.
La facture doit clairement identifier le matériel concerné et le montant à payer par le travailleur.
Le travailleur paie directement la facture à l’employeur, par exemple par virement bancaire.
📢 Attention
La valeur résiduelle ne peut pas être retenue unilatéralement sur le salaire net ou sur le pécule de vacances de départ. Tout paiement doit être effectué dans le cadre de la transaction entre l’employeur et le travailleur.
2. Le document de transmission de propriété
En complément de la facture, l’employeur doit établir un document confirmant la transmission de la propriété du matériel au travailleur.
📝 Étapes à suivre par l’employeur
Étape 1 - Vérifier que le matériel peut être repris
L’employeur vérifie que la période d’utilisation ou d’amortissement est arrivée à son terme, ou que les conditions de reprise anticipée sont remplies.
Étape 2 - Évaluer la valeur résiduelle
L’employeur détermine la valeur résiduelle à la date de la transmission de propriété, basée sur la valeur du matériel sur le marché de seconde main à ce moment-là.
Étape 3 - Établir la facture
L’employeur établit une facture de vente au nom du travailleur, en appliquant la TVA de 21 %.
La facture doit reprendre une description suffisamment précise du matériel afin d’éviter toute ambiguïté sur le bien transmis.
Étape 4 - Organiser le paiement
Le travailleur paie directement la facture à l’employeur, par exemple par virement bancaire.
L’employeur conserve la preuve du paiement et vérifie si la facture a été payée intégralement, partiellement ou pas du tout.
Étape 5 - Établir et signer le document de transmission
L’employeur et le travailleur signent le document confirmant la transmission de propriété.
La transmission doit être documentée au moyen des deux documents requis : la facture et le document de transmission de propriété.
Étape 6 - Assurer le traitement fiscal et social
L’employeur détermine le traitement à appliquer selon le montant effectivement payé par le travailleur et transmet, si nécessaire, l’information au secrétariat social.
💶 Traitement fiscal et social
Scénario 1 - La facture est intégralement payée
Le travailleur paie l’intégralité de la valeur résiduelle facturée.
Dans ce cas :
il n’y a pas d’ATN ;
aucune cotisation sociale n’est due sur la reprise ;
aucune retenue fiscale supplémentaire n’est appliquée ;
aucun montant ne doit être repris sur la fiche de paie au titre de la reprise.
Exemple chiffré :
Scénario 2 - La facture est partiellement payée
Le travailleur ne paie qu’une partie de la valeur résiduelle.
Dans ce cas, le solde restant dû constitue un ATN imposable.
L’employeur doit transmettre ce solde au secrétariat social pour traitement lors de la prochaine paie. Le montant sera soumis aux cotisations sociales et au précompte professionnel selon les règles applicables.
Scénario 3 - La facture n’est pas payée
Si le travailleur ne paie pas la facture et que le matériel lui est néanmoins transmis, la valeur résiduelle complète constitue un ATN imposable.
L’employeur doit transmettre la valeur résiduelle complète au secrétariat social. Les cotisations sociales et le précompte professionnel seront alors calculés via la fiche de paie.
Exemple chiffré :
Scénario 4 - Le travailleur ne reprend pas le matériel
Si le travailleur ne souhaite pas reprendre le matériel, il le restitue à l’employeur selon les modalités convenues. Cette option est uniquement possible si un accord a été conclu avec l’employeur.
Dans ce cas :
il n’y a pas de transmission de propriété ;
le matériel reste la propriété de l’employeur ;
il n’y a pas d’ATN lié à une reprise ;
aucune facture de vente ne doit être établie au travailleur.