En tant qu’employeur, vous pouvez permettre à un travailleur d’utiliser son budget mobilité pour le remboursement de son loyer ou de son crédit hypothécaire.
Pour cela, vous devez activer l’un des services suivants :
Logement dans un rayon de 10 km ;
Logement avec plus de 50 % de télétravail.
Le fonctionnement du remboursement dépend du service activé.
🛠️ Activer le service logement
1️⃣ Activez le service correspondant à la situation du travailleur dans le budget mobilité concerné.
2️⃣ Le travailleur voit alors apparaître une nouvelle option dans le menu Avantages > Logement de RewardFlex.
3️⃣ Il peut y soumettre une demande de remboursement avec les informations et justificatifs nécessaires.
📝 Informations et documents requis
Le travailleur doit indiquer notamment :
le type de remboursement demandé, loyer ou crédit hypothécaire ;
le montant mensuel souhaité ;
la date de début et, le cas échéant, la date de fin ;
la distance entre son domicile et son lieu de travail à vol d'oiseau, pour la règle des 10 km.
Il doit également joindre les justificatifs nécessaires :
pour un crédit hypothécaire : le contrat de crédit bancaire et un certificat de résidence ;
pour un loyer : le contrat de bail et un certificat de résidence.
✅ Vérifier et valider une demande
Lorsqu’une demande est soumise, elle apparaît dans votre interface de validation.
1️⃣ Consultez les informations introduites par le travailleur.
2️⃣ Vérifiez le type de remboursement, le montant demandé et les justificatifs téléchargés.
3️⃣ Approuvez ou rejetez la demande.
Les documents soumis sont conservés de manière sécurisée dans RewardFlex et restent accessibles à vous et au travailleur.
💰 Remboursement dans un rayon de 10 km
Si le domicile du travailleur se trouve à moins de 10 km à vol d’oiseau de son lieu de travail, une seule demande suffit pour mettre en place le remboursement récurrent.
Après votre approbation, le système crée automatiquement une dépense validée le 1er de chaque mois. Le montant est déduit du budget mobilité disponible et intégré au prochain traitement de paie.
Aucun wallet load ou transfert supplémentaire n’est nécessaire. Le remboursement suit le processus de paie habituel.
🏡 Remboursement basé sur plus de 50 % de télétravail
Lorsque le remboursement est basé sur un taux de télétravail supérieur à 50 %, le travailleur doit soumettre une nouvelle demande chaque mois.
Vous devez donc vérifier et approuver chaque demande mensuelle avant que le remboursement puisse être accordé. Cette vérification permet de confirmer que la condition de télétravail est toujours remplie.
Aucun remboursement automatique n’est mis en place dans ce cas. Si le travailleur ne soumet pas sa demande mensuelle, le mois concerné ne sera pas remboursé.
💳 Traitement du remboursement
Une fois la demande approuvée, le montant est repris chaque mois dans l’export payroll.
Vous pouvez ensuite transmettre cet export à votre secrétariat social afin que le remboursement soit traité et apparaisse sur la fiche de paie du travailleur.