En tant qu’employeur, vous pouvez ajuster le budget annuel d’un plan cafétéria en cours d’année.
Cette fonctionnalité vous permet de tenir compte de situations courantes, comme une augmentation salariale, une promotion ou une erreur de paramétrage.
📌 Important : tout changement de budget est recalculé rétroactivement à partir du 1er janvier de l’année en cours. Le nouveau budget est donc traité comme s’il avait toujours été actif depuis cette date.
🛠️ Comment ajuster le budget ?
1️⃣ Accédez au profil de l’employé concerné depuis l’onglet Budget ou l’onglet Employés, puis cliquez sur le petit crayon à droite de son plan cafétéria.
2️⃣ Encodez le nouveau budget annuel.
3️⃣ Consultez immédiatement l’impact du changement sur :
le montant annuel disponible ;
le montant chargé chaque mois ;
le solde du portefeuille de l’employé, le cas échéant.
4️⃣ Confirmez la modification du budget.
Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux plans cafétéria. Elle ne concerne pas les budgets mobilité.
🔄 Comment RewardFlex recalcule le budget
📈 Si le nouveau budget est plus élevé
Lorsque vous augmentez le budget annuel, RewardFlex calcule le montant qui aurait dû être chargé depuis le 1er janvier avec le nouveau budget.
Si l’employé aurait dû recevoir davantage, RewardFlex ajoute automatiquement la différence dans son portefeuille sous la forme d’un chargement unique. ✅
Les chargements mensuels à venir restent ensuite basés sur le nouveau budget.
Exemple
Le budget annuel d’un employé passe de 1 200 € à 1 500 €.
RewardFlex compare les montants qui auraient dû être chargés depuis le début de l’année avec les montants effectivement chargés. Si une différence de 100 € est constatée, le portefeuille de l’employé reçoit immédiatement une correction positive de 100 €.
📉 Si le nouveau budget est plus bas
Lorsque vous diminuez le budget annuel, RewardFlex ne récupère pas les montants déjà chargés et ne retire pas les sommes déjà dépensées par l’employé.
La différence est répartie sur les mois restants jusqu’à la fin de l’année. Les chargements mensuels futurs sont donc réduits proportionnellement afin de respecter le nouveau budget annuel.
⚠️ Aucune transaction négative n’apparaît dans le portefeuille de l’employé. Il recevra simplement un montant inférieur lors des prochains chargements mensuels.
🔁 Impact sur les paiements récurrents
Lorsque vous diminuez un budget, RewardFlex vérifie si le nouveau montant mensuel reste suffisant pour couvrir les paiements cafétéria récurrents existants.
Si le nouveau budget mensuel est insuffisant :
tous les paiements cafétéria récurrents sont automatiquement annulés ;
l’employé devra les encoder à nouveau manuellement.
Avant de confirmer la diminution, un message d’avertissement vous explique cette conséquence. Vous devez valider explicitement le changement pour pouvoir poursuivre.
👤 Impact pour l’employé
L’employé pourra voir dans son portail :
le nouveau budget annuel ;
le nouveau montant mensuel ;
le solde mis à jour de son portefeuille, si une correction positive est applicable.
Les politiques signées par l’employé restent inchangées. Seule l’allocation du budget cafétéria est modifiée.