Cette fiche explique les étapes à suivre lorsqu'un travailleur quitte l'entreprise en cours d'année et les actions administratives à prévoir.
⚙️ Étape 1 : Initier l'off-boarding dans RewardFlex
Lorsque le travailleur quitte l'entreprise :
1️⃣ Rendez-vous dans l’onglet Employés.
2️⃣ Sur la ligne du travailleur concerné, cliquez sur la petite flèche à droite.
3️⃣ Sélectionnez le ou les plan(s) dont vous souhaitez off-boarder le travailleur.
💡 Chaque plan est géré de manière indépendante : off-boarder un travailleur d'un plan n'a aucun impact sur ses autres plans actifs.
4️⃣ Renseignez la date d'off-boarding souhaitée :
Date future : rien ne se passe jusqu'à la date choisie. Le travailleur continue d'utiliser son plan normalement en attendant.
Jour même : l'off-boarding prend effet immédiatement. ⚠️ Il n’est pas possible d’encoder une date de sortie dans le passé.
📢 Cas particulier — Le travailleur n'a jamais été actif dans RewardFlex
Si le travailleur n'a jamais lancé son plan cafétéria ou son budget mobilité, c'est-à-dire qu'il ne s'est jamais connecté à RewardFlex et n'a jamais été onboardé, il n'y a pas d'off-boarding à initier. Dans ce cas :
1️⃣ Rendez-vous dans l'onglet Budgets.
2️⃣ Cliquez sur le budget correspondant.
3️⃣ Allez dans Travailleurs, puis dans Travailleurs en attente.
4️⃣ Supprimez le travailleur du budget.
🛑 Annuler un off-boarding planifié
Tant que la date d'off-boarding n'est pas encore atteinte, il est possible de l'annuler. Pour annuler :
1️⃣ Cliquez à nouveau sur le bouton de sortie dans le profil du travailleur.
2️⃣ Désélectionnez le ou les plans concernés. L'off-boarding planifié est alors supprimé.
⚠️ L'annulation n'est pas possible le jour même de l'off-boarding : une fois la journée commencée, l'off-boarding se déroule comme prévu.
⚙️ Étape 2 : Ce qui se passe automatiquement à la date d'off-boarding
À la date d'off-boarding, deux actions sont déclenchées automatiquement :
📊 Export de sortie
Un export de sortie est généré et disponible dans la section Exports Payroll, aux côtés des exports mensuels habituels.
Il contient toutes les données pertinentes pour le plan off-boardé : dépenses approuvées non encore exportées, budget total dépensé, calcul au prorata, etc.
Cet export vous permet de clôturer la participation du travailleur à ce plan au niveau de la paie.
✉️ E-mail récapitulatif
Un e-mail récapitulatif est envoyé à l'employeur le jour de l'off-boarding.
Il reprend toutes les informations nécessaires à la bonne clôture du plan : jours de congé supplémentaires pris, avantages actifs (multimédia, leasing, assurance santé, etc.), et éléments en suspens. 👉 Transmettez ces informations à votre secrétariat social pour qu'il puisse effectuer les régularisations nécessaires sur la fiche de paie du travailleur.
🛑 Suppression complète d'un travailleur
Initier un off-boarding dans RewardFlex ne supprime pas définitivement le travailleur de la liste. Si vous souhaitez qu'il n'apparaisse plus du tout dans votre liste d'employés : 👉 Vous devez le supprimer via votre plateforme Monizze générale. La suppression dans la plateforme Monizze entraînera la suppression dans RewardFlex.