Lorsqu'un travailleur soumet une demande via RewardFlex (remboursement, achat, paiement récurrent, avance...), celle-ci doit être validée par l'employeur avant d'être traitée.
Toutes les demandes sont désormais regroupées dans un module unifié "Demandes des travailleurs", accessible depuis votre espace employeur. Vous n'avez plus besoin de naviguer entre différents écrans selon le type de demande : tout est centralisé au même endroit.
🗂️ Comment est organisée l'interface ?
Le module est structuré en deux niveaux d'onglets :
Onglets principaux : statut des demandes
Onglets :
En attente : demandes qui nécessitent votre action (validation ou rejet)
En cours : demandes actives ne nécessitant pas d'action de votre part (ex. dépenses récurrentes actives, appareils actifs)
Historique : demandes clôturées, qu'elles aient été approuvées, refusées ou annulées
Sous-onglets : type de demande
Dans chacun de ces onglets principaux, vous pouvez filtrer par type de demande :
Remboursements
Paiements récurrents
Achats
Avances
✅ Valider ou rejeter une demande
1️⃣ Rendez-vous dans le module Demandes des travailleurs, onglet En attente.
2️⃣ Sélectionnez le sous-onglet correspondant au type de demande que vous souhaitez traiter (Remboursements, Achats, etc.).
3️⃣ Consultez les informations de la demande ainsi que le justificatif joint, puis choisissez de valider ou de rejeter la demande.
💡 RewardFlex affiche une suggestion automatique de validation ou de rejet à titre indicatif. La décision finale vous appartient toujours.
🔄 Traiter plusieurs demandes en même temps
Vous pouvez sélectionner plusieurs demandes simultanément dans un sous-onglet et les traiter en lot via la barre d'actions en bas de l'écran. Vous serez ensuite guidé(e) à travers une page de revue séquentielle.
ℹ️ Comment les dépenses validées sont-elles remboursées ?
Les dépenses validées ne sont pas remboursées directement via le wallet. Une fois validées, elles sont automatiquement reprises dans l'export payroll du mois concerné. Cet export est ensuite transmis à votre secrétariat social, qui se charge du remboursement via la fiche de paie du travailleur.
👉 Pour en savoir plus sur ce processus, consultez notre article : Export payroll – Comment générer et transmettre les informations à votre secrétariat social
📝 Remettre une demande en attente
Il est possible de faire revenir une demande déjà validée ou rejetée au statut En attente, tant qu'elle n'a pas encore été exportée vers le payroll.
Comment procéder :
1️⃣ Retrouvez la demande concernée dans l'onglet Historique.
2️⃣ Cliquez sur l'icône œil 👁️ à droite de la ligne pour ouvrir le panneau de détail.
3️⃣ Faites défiler vers le bas du panneau et cliquez sur "Send back to pending".
Un message de confirmation vous sera affiché avant de finaliser l'action.
Ce qui se passe ensuite :
Une demande validée repassera de dépensée à en attente : le montant est recrédité dans le wallet du travailleur.
Une demande rejetée repassera de disponible à en attente.
Une fois remise en attente, vous pouvez à nouveau consulter, modifier, valider ou rejeter la demande.
⚠️ Types de demandes concernés : cette action est disponible uniquement pour les remboursements, les achats et certaines dépenses externes. Elle n'est pas disponible pour tous les types de demandes.
⚠️ Si la demande a déjà été exportée vers le payroll, cette action n'est plus disponible. La dépense ne peut alors plus être modifiée dans RewardFlex.
👥 Soumettre une demande au nom d'un travailleur
L'employeur peut créer manuellement une dépense au nom d'un travailleur, par exemple lorsqu'il a lui-même avancé un frais.
1️⃣ Rendez-vous dans le module Demandes des travailleurs.
2️⃣ Cliquez sur Ajouter une dépense et remplissez les champs nécessaires.
3️⃣ Le montant est immédiatement débité du wallet mobilité, cafétéria ou bonus du travailleur.