Lorsqu'un employeur démarre sur RewardFlex, il configure ses plans budgétaires, y assigne ses travailleurs et lance les budgets - ce qui déclenche automatiquement l'envoi d'une invitation à chaque travailleur pour qu'il signe les documents nécessaires et commence à utiliser la plateforme.
Cet article couvre un cas spécifique : un travailleur arrive en cours d'année, alors que les plans sont déjà actifs. Il faut alors l'ajouter manuellement au plan concerné et lui envoyer son invitation individuellement.
1️⃣ Sélection des travailleurs
Choisissez les travailleurs à ajouter au plan depuis la liste. Seuls les travailleurs éligibles (non encore assignés à un plan du même type) sont affichés. Une sélection en panier vous permet de garder vos choix en naviguant d'une page à l'autre.
2️⃣ Vérification de la conformité
Pour chaque travailleur sélectionné, complétez les budgets flex (montant de la prime de fin d'année + cotisations patronales).
3️⃣ Définir une date de démarrage
Sélectionnez le mois à partir duquel le budget doit commencer à se charger. Un paramètre clé vous permet de contrôler le comportement du chargement :
Démarrage après signature (défaut) : Le budget ne s'active qu'une fois le travailleur a signé les documents. Aucun budget n'est chargé avant la signature.
Démarrage dès le mois sélectionné : Le budget se charge rétroactivement à partir du mois choisi, indépendamment de la date de signature.
ℹ️ Vous avez la possibilité d'éditer ce paramètre pour tous les travailleurs sélectionnés en cliquant sur Modification en masse .
4️⃣ Récapitulatif & lancement
Un écran de synthèse présente tous les travailleurs et leurs budgets configurés.
Deux options s'offrent à vous :
Lancer : Les budgets sont activés, mais les travailleurs ne reçoivent pas encore de notification.
Lancer & envoyer les invitations : Les budgets sont activés et les travailleurs reçoivent immédiatement un email d'invitation pour rejoindre la plateforme.
ℹ️ Une confirmation vous est toujours demandée avant tout envoi.
✉️ Gestion des invitations
Vous gardez le contrôle total sur le moment où vos travailleurs sont notifiés :
Au lancement : Les invitations sont envoyées immédiatement lors de l'assignation.
Ultérieurement : Vous pouvez envoyer les invitations individuellement ou en masse à tout moment après l'assignation.
Jamais : Vous assignez des travailleurs sans envoyer de notification (utile pour les tests internes ou les déploiements progressifs).