Cette fiche explique comment activer et configurer le service de congés supplémentaires dans votre plan cafétéria, et comment fonctionnent les demandes et leur traitement.
⚙️ Étape 1 : Activer le service
Avant que vos travailleurs puissent acheter des jours de congés supplémentaires, vous devez activer le service depuis votre interface employeur.
1️⃣ Rendez-vous dans Budgets → cliquez sur le budget concerné
2️⃣ Cliquez sur Action → Modifier le budget.
3️⃣ Activez le service et définissez le nombre maximum de jours que les travailleurs de ce plan peuvent acheter. Ce maximum peut être fixé à un nombre précis ou laissé illimité.
💡 Le maximum est configuré par plan : différents plans peuvent avoir des limites différentes.
Une fois activé, le service apparaît dans l'onglet Services de l'interface de vos travailleurs.
⚙️ Étape 2 : Choisir le mode d'approbation
Le mode d'approbation s'applique à l'ensemble de vos travailleurs. Vous pouvez le configurer dans Paramètres → Paramètres des budgets → Mode d'approbation des congés supplémentaires.
Deux modes sont disponibles :
Approbation automatique
Les demandes sont approuvées automatiquement dès leur soumission, tant que le travailleur n'a pas atteint le maximum de son plan. Aucune action de votre part n'est requise.
Approbation manuelle
Les demandes sont envoyées dans votre file de validation. Vous devez les approuver ou les refuser, comme toute autre demande de travailleur. Ce paramètre peut être modifié à tout moment.
⚙️ Étape 3 : Gérer les demandes des travailleurs
Une fois le service activé, vos travailleurs peuvent soumettre une demande depuis leur interface :
1️⃣ Le travailleur se rend dans l'onglet Services de sa plateforme RewardFlex.
2️⃣ Il clique sur Congés supplémentaires, ce qui ouvre une page d'information générale sur le service.
3️⃣ Depuis cette page, il initie sa demande. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle il peut :
Saisir le nombre de jours qu'il souhaite acheter.
Consulter le coût par jour calculé selon son profil (ouvrier ou employé).
Visualiser le coût total de sa demande en temps réel.
4️⃣ Selon le mode d'approbation configuré :
En approbation automatique : la demande est validée immédiatement, sans action de votre part.
En approbation manuelle : la demande apparaît dans votre file de validation. Vous devez l'approuver ou la refuser avant toute déduction.
5️⃣ Une fois approuvée, le montant correspondant est déduit du budget cafétéria du travailleur.
💰 Intégration dans les exports payroll
Les jours de congés supplémentaires achetés apparaissent dans l'export payroll afin d'être ajoutés au compteur de congés du travailleur.
👉 Transmettez cet export à votre secrétariat social pour qu'il procède à la mise à jour du compteur.