📌 Avant de commencer
Cette checklist vous guide à travers toutes les étapes à préparer avant et pendant la configuration de votre Plan Cafétéria. Nous vous recommandons de la parcourir dans l'ordre — certaines étapes sont des prérequis pour les suivantes.
🗂️ Étape 1 — Collecter les données de vos travailleurs
Préparez le fichier d'import avec les informations suivantes pour chaque travailleur :
Nom et prénom
Salaire annuel brut (défini par la loi du 12/04/1965)
Salaire brut mensuel
Rôle : employé (col blanc) ou ouvrier (col bleu)
Pour les ouvriers : salaire horaire, heures de travail hebdomadaires, jours de travail moyens par semaine
Comment récupérer le modèle de fichier d'import ?
1️⃣ Connectez-vous sur employer.rewardflex.be avec les identifiants reçus lors du mail de lancement.
2️⃣ Rendez-vous dans la liste de vos travailleurs.
3️⃣ Cliquez sur la petite flèche orange et sélectionnez Télécharger le modèle de fichier.
4️⃣ Complétez les informations manquantes dans le fichier Excel.
Comment uploader le fichier ?
⚠️ Cette étape doit être complétée avant votre session d'onboarding.
Recliquez sur la flèche orange, puis sur Importer un fichier.
💡 Si vous avez des difficultés à trouver ou calculer certaines données salariales, consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
⚙️ Étape 2 — Choisir votre politique Plan Cafétéria
Deux options sont possibles :
Police Monizze : nous recommandons fortement cette option. La signature de la politique et des avenants se fait directement dans RewardFlex, ce qui simplifie et fluidifie tout le processus pour vous et vos travailleurs.
Votre propre police : si vous disposez déjà d'une politique Plan Cafétéria, il est possible d'utiliser celle déjà en place.
La sélection de la police se fait lors de la création de votre plan dans le nouveau système de plans budgétaires.
💶 Étape 3 — Déterminer le montant flexibilisable de chaque travailleur
Pour calculer le budget flexibilisable de chaque travailleur, rassemblez deux informations :
Le pourcentage de cotisations patronales (ONSS) pour chaque groupe
Le montant de la prime de fin d'année de chaque travailleur
ℹ️ Pour un plan financé par la prime de fin d'année, le montant flexibilisable est égal à la prime de fin d'année brute, augmentée des cotisations patronales.
👉 Consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
🎁 Étape 4 — Choisir les services du Plan Cafétéria
Définissez quels services vous souhaitez activer pour chaque groupe :
Congés supplémentaires (définir le nombre maximum de jours)
Ordinateur, smartphone, tablette
Leasing vélo
Abonnement internet & téléphone
Extension assurance médicale collective
Plan de pension individuel
Warrants
📅 Étape 5 — Définir le mois de lancement
Indiquez le mois de début du Plan Cafétéria pour vos collaborateurs.
⚠️ Le budget d'un travailleur ne commence à courir que le 1er jour du mois suivant la signature de la police par le travailleur — sauf si vous activez l'option de chargement rétroactif lors de l'assignation.
✅ Étape 6 — Vérification finale
Avant de lancer :
Relisez toutes les informations configurées.
Vérifiez les fichiers d'import.
Impliquez votre secrétariat social pour la validation finale.
🎉 Tout est prêt !
Une fois le plan lancé, vos travailleurs reçoivent une invitation par email pour rejoindre RewardFlex, signer les documents nécessaires et commencer à utiliser leur budget cafétéria.
👉 Pour la suite, consultez notre article Les plans budgétaire qui vous explique comment gérer votre plan au quotidien : ajouter des travailleurs, modifier la configuration, gérer les invitations et suivre les statuts.