📌 De quoi s'agit-il ?
Les plans budgétaires sont la nouvelle façon de configurer et distribuer des avantages à vos travailleurs sur RewardFlex. Chaque plan est lié à un type d'avantage spécifique et peut être entièrement personnalisé selon les besoins de votre entreprise.
Trois types de plans sont disponibles :
🍽️ Plan Cafétéria
🚲 Budget Mobilité
🎁 Plan Bonus
🗂️ Le tableau de bord des plans
L'écran principal vous offre une vue complète de tous vos plans actifs.
Chaque carte indique le nom du plan, le type d'avantage, le statut actuel du plan et si les travailleurs ont déjà été invités. Si vous avez plusieurs produits actifs, vous pouvez filtrer les plans par type d'avantage.
➕ Créer un plan
La création d'un plan se fait en 3 étapes guidées.
1️⃣ Configuration du plan
Donnez un nom à votre plan, sélectionnez le type d'avantage et choisissez le cadre de politique applicable — la police standard Monizze ou une police personnalisée.
2️⃣ Paramètres du plan
Configurez les détails du plan : montants de contribution, dates de clôture du budget, options spécifiques (ex. remboursement matériel IT, budget télécom…). Le formulaire s'adapte dynamiquement en fonction du type de plan sélectionné — vous ne voyez que ce qui est pertinent pour votre configuration.
3️⃣ Sélection des services
Choisissez quels services et avantages sont disponibles au sein de ce plan et configurez les options complémentaires éventuelles.
4️⃣ Validation du plan
Enregistrez ou finalisez votre plan.
👥 Ajouter des travailleurs à un plan
Une fois le plan créé, l'ajout de travailleurs se fait en 4 étapes guidées.
1️⃣ Sélection des travailleurs
Choisissez les travailleurs à ajouter au plan depuis la liste. Seuls les travailleurs éligibles (non encore assignés à un plan du même type) sont affichés. Une sélection en panier vous permet de garder vos choix en naviguant d'une page à l'autre.
2️⃣ Vérification de la conformité
Pour chaque travailleur sélectionné, complétez les informations requises (montants de budget, variables de mobilité…). Le formulaire met en évidence en temps réel les données manquantes ou invalides. Un import en masse via fichier est également disponible.
3️⃣ Définir une date de démarrage
Sélectionnez le mois à partir duquel le budget doit commencer à se charger.
Un paramètre clé vous permet de contrôler le comportement du chargement :
Démarrage après signature (défaut) — Le budget ne s'active qu'une fois le travailleur a signé les documents. Aucun budget n'est chargé avant la signature.
Démarrage dès le mois sélectionné — Le budget se charge rétroactivement à partir du mois choisi, indépendamment de la date de signature.
ℹ️ Vous avez la possibilité d'éditer ce paramètre pour tous les travailleurs sélectionnés en cliquant sur Modification en masse .
4️⃣ Récapitulatif & lancement
Un écran de synthèse présente tous les travailleurs et leurs budgets configurés.
Deux options s'offrent à vous :
Lancer — Les budgets sont activés, mais les travailleurs ne reçoivent pas encore de notification.
Lancer & envoyer les invitations — Les budgets sont activés et les travailleurs reçoivent immédiatement un email d'invitation pour rejoindre la plateforme.
ℹ️ Une confirmation vous est toujours demandée avant tout envoi.
📬 Gestion des invitations
Vous gardez le contrôle total sur le moment où vos travailleurs sont notifiés :
Au lancement — Les invitations sont envoyées immédiatement lors de l'assignation.
Ultérieurement — Vous pouvez envoyer les invitations individuellement ou en masse à tout moment après l'assignation.
Jamais — Vous assignez des travailleurs sans envoyer de notification (utile pour les tests internes ou les déploiements progressifs).
✏️ Modifier un plan
Vous pouvez mettre à jour la configuration d'un plan à tout moment — ajuster les paramètres, activer ou désactiver des services, gérer les options complémentaires — sans impacter les assignations de travailleurs existantes.
🗑️ Supprimer un plan
Un plan ne peut être supprimé que si aucun travailleur n'y est actuellement assigné.
Si des travailleurs sont liés au plan, la suppression est bloquée et vous en êtes informé.
📊 Statuts des plans et des travailleurs
Statuts des plans
Statut | Explication |
🟡 Brouillon | Le plan est en cours de configuration, pas encore actif |
🟠 Planifié | Le plan est configuré et programmé pour être mis en ligne |
🟢 Actif | Le plan est en ligne et les travailleurs en bénéficient |
Statuts des travailleurs au sein d'un plan
Statut | Explication |
✅ Actif | Le travailleur est correctement configuré et reçoit ses avantages |
⏳ En attente | En attente que le travailleur finalise son onboarding (ex. signature des documents) |
🔴 Suspendu | L'accès du travailleur est temporairement bloqué en raison d'un problème de conformité |