📌 De quoi s'agit-il ?
Le plan cafétéria dans RewardFlex permet à vos travailleurs de convertir une partie de leur prime de fin d'année (13ème mois) en avantages extra-légaux. Ce guide détaille les étapes de configuration à suivre lors de votre onboarding sur la plateforme.
✅ Étapes préalables obligatoires
Avant de démarrer la configuration du plan cafétéria, vous devez :
Avoir créé vos groupes de travailleurs dans RewardFlex.
Avoir lié au moins un bénéficiaire à chaque groupe.
🛠️ Étapes de configuration
Dans Plan Cafétéria, cliquez sur "Mettre en place un plan cafétéria".
1️⃣ Choix de la police
Choisissez entre utiliser la police Monizze ou apporter votre propre police.
Police Monizze : les documents que vos travailleurs devront signer lors de leur inscription sur RewardFlex sont générés automatiquement.
Votre propre police : choisissez cette option si vos employés ont déjà signé la politique en dehors de RewardFlex. Aucun document ne sera généré ou signé dans la plateforme ; tous les employés seront marqués comme signés automatiquement.
2️⃣ Sélection des groupes et contribution employeur
Sélectionnez un ou plusieurs groupes qui auront accès au plan cafétéria, puis définissez :
La contribution employeur (coût patronal / ONSS patronal), exprimée en pourcentage.
La méthode de calcul (uniquement si vous avez choisi la police Monizze).
3️⃣ Configuration des bénéficiaires
Consultez la liste de tous les bénéficiaires liés aux groupes sélectionnés et assignez à chacun son budget cafétéria annuel, équivalent à sa prime de fin d'année (13ème mois), augmentée des cotisations patronales.
👉 Consultez l'article sur la calcul du budget plan cafétéria.
Les données suivantes sont requises pour chaque bénéficiaire :
Employés : salaire brut annuel, salaire brut mensuel, montant Flex Budget.
Ouvriers : salaire brut annuel, salaire horaire, heures de travail hebdomadaires, jours de travail moyens par semaine.
Ces données sont notamment nécessaires pour calculer certains avantages spécifiques, comme le coût d'un jour de congé supplémentaire.
ℹ️ Le montant du plan cafétéria peut être fixé à 0 pour un bénéficiaire. Dans ce cas, aucun email d'invitation ne lui sera envoyé. Cela offre une flexibilité supplémentaire dans la gestion de votre liste de bénéficiaires.
📢 Vérifier la conformité du travailleur
Une fois ajouté, le travailleur apparaît dans la liste du groupe avec l'un des deux statuts suivants :
✅ Compliant — Toutes les données du travailleur sont en ordre. Vous pouvez passer directement à l'étape d'envoi de l'invitation.
🔴 Non compliant — Des données sont manquantes ou incorrectes. Cliquez sur le crayon rouge et complétez les champs manquants, qui seront mis en évidence en rouge.
4️⃣ Activation des services
Définissez quels services sont disponibles pour vos bénéficiaires, et pour quels groupes chaque service est activé.
5️⃣ Paramètres généraux
Configurez les éléments suivants :
Représentant employeur : la personne désignée comme représentant de l'entreprise pour les avenants au contrat de travail des employés rejoignant le plan cafétéria.
Exports payroll : définissez la date de notification pour l'export payroll mensuel.
Date de clôture du budget
Packs Internet, data et téléphonie
Jours de congé supplémentaires : définissez le nombre maximum de jours de congé additionnels que les bénéficiaires peuvent acheter.
Date de clôture des warrants
Compléments assurance santé : créez des compléments personnalisés pour enrichir l'assurance santé standard proposée à vos travailleurs.
Achat matériel informatique : accepter les commandes via le lien du fournisseur ou via l'intégration Coolblue
6️⃣ Validation de la police
La politique globale Flex vous est présentée. Vous pouvez la télécharger pour en prendre connaissance, mais son acceptation est obligatoire pour passer à l'étape suivante.
ℹ️ Les documents seront adaptés individuellement pour chaque travailleur au moment de son inscription sur la plateforme.
7️⃣ Go live
Pour chaque groupe activé, sélectionnez le mois de démarrage du plan cafétéria, puis cliquez sur Lancer le Flex Budget pour finaliser la configuration.
Une fois le lancement planifié :
Les bénéficiaires liés aux groupes concernés reçoivent automatiquement un email d'invitation avec les instructions pour accéder à RewardFlex.
Ils devront signer les documents Flex avant de pouvoir accéder à leur espace et commencer à utiliser leur budget.
Trouvez les détails de cette procédure ci-dessous :