📌 De quoi s'agit-il ?
L'export payroll permet à l'employeur de générer mensuellement un fichier reprenant toutes les dépenses approuvées de ses travailleurs, afin de les transmettre à son secrétariat social pour remboursement via les bulletins de salaire.
🔁 Fréquence et moment optimal
Une fois par mois – avant la clôture du payroll interne
Les dépenses qui ont été approuvées sont automatiquement prises en compte dans l’export.
Si certains frais ne sont pas inclus dans l'export, ils seront automatiquement ajoutés à l'export du mois suivant une fois ceux-ci validés.
⚙️ Configuration de l'export payroll
Avant de générer votre premier export, rendez-vous dans les Paramètres de l'onglet Paies pour configurer les éléments suivants :
1️⃣ Format d'export
Par défaut, les exports sont générés au format CSV structuré. Vous pouvez également sélectionner le format spécifique à votre secrétariat social. Les formats actuellement disponibles sont SDWorx, Prisma et Daenens — d'autres formats seront ajoutés prochainement.
2️⃣ Identifiants entreprise et travailleurs
Vous pouvez renseigner votre identifiant entreprise auprès de votre secrétariat social, ainsi qu'un identifiant payroll individuel pour chaque travailleur.
3️⃣ Codes salariaux
Vous pouvez définir des codes salariaux par type de dépense et catégorie de budget. Vous pouvez retrouver ces codes directement auprès de votre secrétariat social.
🛠️ Comment générer un export payroll ?
1️⃣ Rendez-vous dans l'onglet Payroll dans le menu de navigation à gauche.
2️⃣ Cliquez sur Historique des exports pour consulter les exports précédents (date et formats disponibles).
3️⃣ Cliquez sur Générer un export. Une fenêtre s'ouvre.
4️⃣ Sélectionnez le mois à exporter.
Seuls les mois qui n'ont pas encore été exportés sont disponibles.
Le mois sélectionné doit être différent du mois choisi lors de votre dernier export.
Si vous sélectionnez le mois en cours, seules les données jusqu'au moment de la génération seront incluses.
5️⃣ Si vous avez sauté un ou plusieurs mois, deux options s'offrent à vous :
Exporter les mois manquants séparément, du plus ancien au plus récent, pour une meilleure clarté mensuelle.
Exporter uniquement le mois en cours : le système inclura automatiquement toutes les données manquantes des mois précédents dans un seul fichier.
6️⃣ L'export est généré et apparaît dans votre historique des exports. Vous pouvez télécharger :
✅ Le fichier Excel par défaut
✅ Le format spécifique à votre secrétariat social (si disponible et configuré)
📊 Ce que contient l'export
L'export inclut toutes les dépenses approuvées et non encore exportées entre :
Le dernier jour couvert par l'export précédent
Et le dernier jour du mois sélectionné — ou, si vous exportez le mois en cours, jusqu'au moment de la génération de l'export.
Il existe 2 types de format d’export :
✅ Export standard
Cet export est alors sous format excel. Il va renseigner l’ensemble des informations importantes. L’export est divisé en 3 tableaux :
Global Reporting: vous permet de suivre l’ensemble des dépenses qui ont été validées durant la période et déduites des portefeuille des travailleurs
Payroll Mobility Budget: Reprend les données qui doivent être fournies au secrétariat social pour le remboursement des travailleurs
Payroll Cafeteria Plan: Reprend les données qui doivent être fournies au secrétariat social pour le remboursement des travailleurs suite à leurs choix des différents bénéfices (ATN à ajouter, épargne pension à rembourser…)
✅ Format spécifique au secrétariat social
Pour certains secrétariats sociaux, il est possible de générer un export payroll qui sera alors dans un format bien spécifique. Cet export pourra alors être directement chargé dans votre payroll pour un import automatique des dépenses et autres montants.
💡Nous collaborons avec les secrétariats sociaux pour que ceux-ci nous transmettent leurs spécificités techniques afin de fournir des export structurés. La liste des secrétariats sociaux pour lesquels un export structurés est disponible va s’agrandir au fur et a mesure de l’année.
📅 Exemples concrets
Export classique
Vous exportez les données de mai le 20 mai → l'export reprend toutes les dépenses approuvées depuis la fin de l'export précédent jusqu'au 20 mai.
Export avec un mois manquant
Votre dernier export date du 20 mai. Le 20 juillet, vous souhaitez générer un nouvel export.
Deux options :
Vous exportez d'abord juin, puis juillet séparément → meilleure lisibilité mensuelle.
Vous exportez uniquement juillet → le système inclut automatiquement toutes les dépenses approuvées du 20 mai au 20 juillet en un seul fichier.
✅ Dans les deux cas, aucune donnée n'est perdue ni dupliquée.
🔔 Rappels automatiques
Un email de rappel mensuel vous est envoyé à la date de clôture payroll définie dans les paramètres globaux de la plateforme, afin de ne pas oublier de générer votre export.
🔒 Traçabilité & sécurité
Chaque dépense est uniquement exportée une fois.
Le fichier exporté contient :
Le montant de chaque dépense
La catégorie de dépense
Le code paie associé (si renseigné dans RewardFlex)