Cette fiche explique le fonctionnement complet de l’intégration Coolblue dans RewardFlex, depuis l’activation par l’employeur jusqu’à la commande et la livraison du matériel pour le travailleur.
⚙️ Activation du service (côté employeur)
Mise en place de l’intégration Coolblue :
1️⃣ Lors de la configuration de votre Plan Cafétéria ou dans vos paramètres dans RewardFlex, vous activez le service Intégration Coolblue.
2️⃣ Une confirmation s’affiche dans RewardFlex et une notification est automatiquement envoyée à Monizze Operations.
👉 Cette activation déclenche le processus d’onboarding, sans action supplémentaire immédiate de votre part.
🧩 Onboarding avec Coolblue
Création de votre environnement webshop :
1️⃣ L’équipe Monizze Ops collecte vos informations administratives :
nom de l’entreprise
coordonnées
adresse
numéro de TVA
personne de contact
2️⃣ Monizze Ops contacte Coolblue pour demander la création de votre compte client.
3️⃣ Coolblue vous contacte directement afin de :
créer votre compte client Coolblue,
définir les produits éligibles,
établir les accords contractuels.
4️⃣ Coolblue fournit ensuite à Monizze Ops :
un Company ID,
des liens webshop dédiés (un par catégorie : smartphone, tablette, ordinateur).
5️⃣ Ces informations sont enregistrées dans RewardFlex.
👉 Une fois cette étape terminée, le service devient accessible aux travailleurs.
🚀 Démarrage d’un achat (côté travailleur)
Accès direct à Coolblue :
1️⃣ Le travailleur se connecte à RewardFlex et se rend dans la section Achat de matériel informatique.
2️⃣ Il choisit une catégorie de produit :
smartphone
tablette
ordinateur
accessoires
3️⃣ Il est automatiquement redirigé vers le webshop Coolblue dédié à son entreprise, avec uniquement les produits autorisés.
4️⃣ Le travailleur sélectionne son matériel et finalise la commande sur Coolblue
→ la commande est créée en statut “brouillon”.
5️⃣ Une fois le brouillon terminé, il est redirigé vers RewardFlex. Le travailleur a 24h pour valider sa commande dans RewradFlex.
🔍 Récupération et validation de la commande
Contrôles automatiques par RewardFlex :
1️⃣ RewardFlex récupère automatiquement les données de la commande :
type de produit
description
prix
référence de commande
2️⃣ RewardFlex effectue plusieurs contrôles :
budget disponible,
limites par type d’appareil (ex. max. smartphones, tablettes, ordinateurs).
3️⃣ Si un contrôle échoue :
la commande est annulée automatiquement,
le travailleur reçoit une notification explicative.
4️⃣ Si tout est conforme, la commande passe au statut “en attente de confirmation du travailleur”.
✅ Confirmation par le travailleur
Validation finale de l’achat
1️⃣ Le travailleur consulte sa commande dans RewardFlex avec :
le prix,
son budget restant,
ses quotas d’appareils.
2️⃣ Il peut :
✅ confirmer la commande,
❌ ou l’annuler
3️⃣ En cas de confirmation :
le montant est déduit de son budget cafétéria
le statut passe à “confirmé”.
4️⃣ En cas d’annulation :
aucun impact sur le budget,
la commande Coolblue est annulée.
📦 Traitement et livraison
Finalisation côté Coolblue
1️⃣ RewardFlex confirme la commande auprès de Coolblue.
2️⃣ Coolblue traite la commande et organise la livraison directement au travailleur.
🧾 Facturation & paie
Facturation
Coolblue facture l’entreprise mensuellement, en dehors de RewardFlex.
Export payroll
Chaque achat génère automatiquement :
Export général : coût + ATN inclus,
Export fiche de paie : uniquement la ligne ATN visible sur la fiche du travailleur;