Cette fiche explique comment fonctionne le service Matériel informatique dans RewardFlex via le processus de demande avec lien fournisseur, ainsi que la manière dont vous pouvez gérer et suivre les appareils.
📌 Qu’est-ce que c’est ?
Le service Matériel informatique permet aux employés d’acquérir du matériel IT via leur budget cafétéria RewardFlex.
Dans RewardFlex, il existe deux manières de commander du matériel informatique :
Demande d’achat via un lien fournisseur : le travailleur soumet une demande avec un lien vers le produit souhaité et l’employeur réalise l’achat.
Commande via l’intégration Coolblue : le travailleur sélectionne directement son matériel via le webshop Coolblue intégré à RewardFlex.
👉 Cet article explique uniquement le fonctionnement de la demande via lien fournisseur.
Dans ce cas :
le travailleur introduit une demande avec un lien vers le produit,
l’employeur réalise l’achat,
le coût est déduit du budget cafétéria du travailleur,
l’appareil est enregistré dans RewardFlex avec son amortissement et son avantage de toute nature (ATN).
⚠️ Cette option doit être activée par l’employeur pour les groupes concernés.
⚙️ Première étape : activer le service
Avant que les travailleurs puissent introduire une demande, vous devez activer le service Matériel informatique dans les paramètres de la plateforme.
Une fois le service activé, vous pouvez également définir les catégories d’appareils accessibles par groupe.
🧩 Configuration des catégories d’appareils
Pour chaque groupe, vous pouvez définir les types de matériel disponibles :
Ordinateur
Smartphone
Tablette
Accessoires IT
📌 Règles importantes :
Un travailleur peut avoir maximum 2 appareils actifs par catégorie.
Les accessoires IT ne sont pas limités.
Aucun ATN n’est appliqué sur les accessoires.
🚀 Comment fonctionne une demande d’achat ?
Lorsqu’un travailleur sélectionne un type d’appareil dans RewardFlex, il accède à une page d’information indiquant :
la durée d’amortissement de l’appareil,
le montant de l’avantage de toute nature (ATN) applicable,
les cotisations patronales ONSS/RSZ liées à cet avantage.
🛒 Demande d’achat via lien fournisseur
1️⃣ Le travailleur introduit une demande d’achat en indiquant le lien vers le fournisseur du produit souhaité.
2️⃣ L’employeur reçoit la demande et peut l’accepter ou la refuser dans l'onglet Achats.
3️⃣ Si la demande est acceptée :
l’employeur achète directement l’appareil,
le montant est déduit du budget cafétéria du travailleur,
l’appareil apparaît dans RewardFlex comme “actif”,
l’amortissement et l’ATN sont appliqués automatiquement.
📌 Aucun remboursement n’est effectué au travailleur puisque l’achat est réalisé par l’employeur.
💰 Amortissement et avantage de toute nature (ATN)
Chaque appareil suit une période d’amortissement et génère un ATN mensuel pour le travailleur.
Appareil | Amortissement | ATN mensuel |
Smartphone | 36 mois | 3 € |
Tablette | 36 mois | 3 € |
Laptop / ordinateur | 36 mois | 6 € |
Accessoires IT | 24 mois | 0 € |
Pendant toute la période d’amortissement :
l’ATN est repris dans l’export paie mensuel,
les cotisations patronales ONSS/RSZ associées sont calculées automatiquement.
La plateforme applique automatiquement la formule correcte en fonction du profil du travailleur.
🔎 Suivi et gestion des appareils
Dans Appareils, vous disposez d’une vue par travailleur avec :
la liste des appareils,
leur statut d’amortissement.
Un appareil peut avoir trois statuts :
Actif : l’appareil est en cours d’amortissement.
Amorti : la période d’amortissement est terminée.
Dissocié : l’appareil n’est plus lié au travailleur.
🔗 Dissocier un appareil d’un travailleur
Vous pouvez marquer un appareil comme "non lié", ce qui permet de le dissocier du travailleur.
Une fois dissocié :
l’appareil n’apparaît plus dans l’interface du travailleur,
une nouvelle place est libérée si la limite d’appareils était atteinte.