À la fin de l’année, tout solde non utilisé du Budget Mobilité (pilier 3) doit être versé au collaborateur via la fiche de paie de janvier, conformément à la législation belge.
Voici comment cela se déroule dans RewradFlex :
📩 1. Rappel automatique aux employés (30 jours avant)
Un e-mail est envoyé automatiquement un mois avant la fin de l’année à tous les employés ayant encore un solde disponible.
Ils sont informés que :
leur budget doit être utilisé avant le 31/12,
tout solde restant sera remboursé selon les règles du pilier 3 via la paie de janvier.
🔄 2. Clôture automatique (31 décembre)
Le 31 décembre, RewardFlex clôture automatiquement les budgets mobilité actifs.
Pour chaque employé :
le solde restant de son budget est remis à zéro,
une dépense automatique est créée avec :
Libellé : Remboursement fin d'année
Montant : solde restant
👉 Cette dépense est automatiquement ajoutée à l’export payroll de janvier.
RewardFlex utilise automatiquement le bon code salarial du Pilier 3.
Comment paramétrer le code salarial du Pilier 3 ?
1️⃣ Récupérez le bon code salarial auprès de votre secrétariat social.
2️⃣ Connectez-vous à RewradFlex et allez dans l'onglet Paie.
3️⃣ Cliquez sur Paramètres et ensuite sur Régime juridique - Codes salariaux budget mobilité
4️⃣ Rajoutez le bon code dans Remboursement de fin d'année.
📧 3. Transmission au secrétariat social
⚠️ Important : Avant de générer votre export payroll, il est impératif de valider les dépenses encore en attente dans l'onglet Dépenses.
Vous recevez un e-mail confirmant que les clôtures ont été générés.
L’e-mail contient un lien direct vers l’export payroll de janvier qui reprend :
les dépenses "remboursement de fin d'année" sous le code du pilier 3
Les dépenses approuvées du mois de janvier du pilier 1 et 2
Il vous suffit de générer et de télécharger et de transmettre ce fichier à votre secrétariat social.