Chaque mois de décembre, RewardFlex clôture automatiquement votre Plan Cafétéria afin de garantir un traitement correct des montants pour votre secrétariat social.
Voici comment cela se déroule :
📅 1. Définir votre date de fin de plan
Dans les paramètres du Plan Cafétéria, vous devez choisir une date de clôture de budget (entre le 1er et le 28 décembre).
Cette date est obligatoire et s’applique à tous les plans de votre entreprise.
Comment paramétrer la date de clôture?
1️⃣ Dans RewardFlex, allez dans l'onglet Paramètres.
2️⃣ Cliquez sur Plan cafétéria et paramétrez la bonne date de clôture.
3️⃣ Sauvegardez vos changements.
📩 2. Rappel automatique aux employés
15 jours avant la date de fin :
chaque employé reçoit un email automatique,
il l’invite à utiliser son solde restant,
et à introduire ses dépenses avant la clôture.
Aucune action manuelle n’est nécessaire.
🔒 3. Blocage automatique des budgets
Le jour de la date de fin :
ils ne peuvent plus ajouter de nouvelles dépenses,
leur dashboard affiche “Budget Clôturé”.
📊 4. Téléchargement de l’export de fin d’année
⚠️ Important : Avant de générer votre export payroll, il est impératif de valider les dépenses encore en attente dans l'onglet Dépenses et Achats.
Une fois le plan clôturé, dans l'onglet Paie, vous pouvez :
générer et télécharger l'export payroll classique de décembre, qui contient, pour chaque travailleur, les dépenses approuvées du mois de décembre.
générer et télécharger l'export payroll de clôture de fin d'année qui contient, pour chaque travailleur, le total des dépenses approuvées durant l'année.
ℹ️ Si des dépenses sont encore en attente, une alerte non bloquante s’affiche. Vous pouvez télécharger l’export quand même : toute dépense approuvée plus tard apparaîtra automatiquement dans la version suivante.
🎯 À quoi sert l’export ?
L'export de fin d'année reprend le montant total des dépenses approuvées sur RewradFlex pour chaque travailleur. Il vous permet de déterminer le montant brut dépensé à déduire de la prime de fin d'année.
🔣 Comment déterminer ce montant ?
Prenez le montant total des dépenses indiquées dans l’export
Divisez ce montant par (1 + le pourcentage de cotisations patronales) appliqué dans votre entreprise.
Montant brut dépensé = Total des dépenses / (1 + % de cotisations patronales)
Ce montant brut correspond exactement à ce qui doit être déduit de la prime de fin d’année de l’employé.
📨 5. Transmettre les montants à votre secrétariat social
Une fois ces montants bruts déterminés, transmettez les à votre secrétariat social afin qu'ils puissent le déduire de la prime de fin d'année.
⛔ 6. Clôture automatique le 28 décembre
Si certaines dépenses restent en attente au 28/12, RewardFlex les refuse automatiquement et génère si nécessaire l’export de décembre pour le secrétariat social.