🚀 Step 1 — Définir vos groupes de travailleurs
✔️ Regroupez vos collaborateurs selon des critères objectifs et non-discriminatoires :
Niveau salarial (Junior, Senior, Management)
Fonction
Ancienneté
Si vous combinez plan cafétéria et budget mobilité, utilisez la même structure de groupes pour les deux.
💡 Pourquoi ? Ces groupes serviront de base pour calculer les budgets et activer les bons services pour chaque catégorie.
🗂️ Step 2 — Collecter les informations pour chaque travailleur
Préparez le fichier d’import avec notamment les informations suivantes :
✅Nom, prénom des travailleurs
✅Le salaire annuel (défini par la loi du 12/04/1965),
✅...
Comment récupérer ce fichier d'import ?
1) Connectez-vous sur votre plateforme RewardFlex à l'aide des identifiants reçu lors du mail de lancement et via le lien suivant: https://employer.rewardflex.be
2) Rendez-vous dans la liste de vos travailleurs
3) Cliquez sur la petite flèche orange
et ensuite sélectionnez "Télécharger le modèle de fichier"
4) Rassembler les informations manquantes dans le fichier excel.
Comment uploader le fichier d'import?
⚠️Cette étape doit obligatoirement être complétée avant la session d'onboarding.
Recliquez sur la flèche orange et ensuite sur "Importer un fichier"
💡 Si vous avez des difficultés à trouver ou calculer certaines de ces données, consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
⚙️ Step 3 — Définir votre politique plan cafétaria
Deux options sont possibles :
Politique Monizze : Seat back and relax en utilisant notre propre politique de plan cafétaria
Votre propre politique : vous avez déjà votre politique plan cafétaria ? alors il est possible d'utiliser celle déjà en place.
👉 Nous recommandons fortement d’utiliser la politique Monizze, car elle permet de garantir la meilleure expérience pour vous et vos employés. En effet, la signature de la politique et des avenants se fait alors directement dans RewardFlex, ce qui simplifie et fluidifie tout le processus.
Envie d'en savoir plus ? Je vous invite à parcourir notre politique plan cafétaria.
Comment retrouver la politique Monizze?
1) Connectez-vous sur votre plateforme RewardFlex à l'aide des identifiants reçu lors du mail de lancement et via le lien suivant: https://employer.rewardflex.be
2) Cliquez sur l'icône "Plan Cafétaria"
Cliquez ensuite sur "Télécharger la Police Monizze" :
👉 Step 4 - Déterminer le montant flexibilisable de chaque travailleur
Afin de déterminer le budget flexibilisable de chaque travailleur, il est nécessaire de rassembler deux informations :
Le % de cotisations patronales (ONSS) pour chaque groupe.
Le montant de la prime de fin d'année
ℹ️ Pour un plan financé par la prime de fin d’année, le montant flexibilisable est égal à la prime de fin d’année brute, augmentée des cotisations patronales. Pour calculer cette donnée, consultez notre fiche explicative : Trouver et calculer vos données salariales.
🎁 Step 5 — Choisir les services du Plan Cafétéria
✅ Choisissez les services souhaités pour chaque groupe :
Congés supplémentaires (définir le nombre max. de jours)
Ordinateur, smartphone, tablette
Vélo leasing
Internet à domicile (préciser le montant max. à rembourser)
Extension assurance médicale
Plan de pension individuel
📅 Step 6 — Définir le mois de lancement
Indiquez le mois de début du Plan Cafétéria pour vos collaborateurs.
⚠️ Important : le budget d’un travailleur ne commence à courir que le 1er jour du mois suivant la signature de la politique par le travailleur.
✅ Step 7 — Vérification finale
Relisez toutes les informations.
Vérifiez les fichiers d’import.
Impliquez votre secrétariat social pour la validation finale.
🎉 Tout est prêt !
Vos collaborateurs pourront profiter de RewardFlex sans stress, et vous gagnerez du temps dès l’onboarding.