Qu’est-ce que c’est ?
Le service Matériel informatique permet à vos employés d’acquérir du matériel informatique grâce à leur budget cafétéria RewardFlex. Deux options sont possibles :
Remboursement : l’employé achète le matériel et introduit une demande de remboursement.
Achat par l’employeur : l’employé soumet une demande et vous réalisez l’achat directement.
Dans les deux cas, le coût est déduit du budget cafétéria de l’employé, pour autant que vous ayez activé cette option pour son groupe.
👉 Les catégories disponibles sont configurables par groupe :
Ordinateur (laptop/desktop)
Smartphone
Tablette
Accessoires IT
Chaque employé peut avoir maximum deux appareils actifs par catégorie (sauf pour les accessoires, illimités).
Comment ça fonctionne ?
1. Activation du service
L’employeur doit activer le service "Matériel informatique" pour les groupes concernés.
Par groupe, vous définissez quels types de matériel sont accessibles.
2. Processus pour l’employé
Lorsqu’un employé sélectionne un appareil
, RewardFlex affiche automatiquement :
la période d’amortissement,
le montant de l'avantage en nature (ATN) applicable,
le calcul des cotisations patronales ONSS liées.
Option A : Remboursement
L’employé achète le matériel et télécharge la facture/justificatif.
Il encode la date d’achat et le montant.
Si la demande est validée :
Le montant est remboursé via la paie,
Les règles d’amortissement et l'imputation de l'ATN s’appliquent automatiquement.
Option B : Demande d’achat par l’employeur
L’employé introduit une demande avec le lien vers le fournisseur.
Si validée, l’employeur achète le matériel.
Le coût est directement déduit du budget de l’employé.
Le matériel apparaît comme “actif” dans RewardFlex, avec amortissement et avantage toute nature appliqués.
Fiscalité et amortissement
Chaque appareil suit une période d’amortissement et implique un ATN mensuel pour le travailleur:
Appareil | Amortissement | ATN mensuel |
Smartphone | 36 mois | 3 € |
Tablette | 36 mois | 3 € |
Laptop | 36 mois | 6 € |
Accessoires IT | 24 mois | 0 € |
L'ATN est repris dans l’export paie chaque mois, durant toute la période d’amortissement.
L'impact de l'ATN sur les cotisation patronale est calculé automatiquement en fonction du profil (employé ou ouvrier) et est déduit à la source du budget du travailleur.
Durant toute la durée d'amortissement de l'avantage, celui-ci reste la propriété de l'employeur avec une mise à disposition pour le travailleur
Suivi et gestion par l’employeur
Vous disposez d’une vue consolidée par employé avec :
la liste des appareils,
leur statut :
Actif : en cours d’amortissement,
Amorti : amortissement terminé,
Dissocié : plus lié à l’employé.
Dissocier un appareil
Vous pouvez marquer un appareil comme “purchased by the beneficiary” (acheté par le travailleur), ce qui :
retire l’appareil de l’interface de l’employé,
libère une place pour de nouvelles demandes,
vous engage à gérer vous-même toute valeur résiduelle éventuelle.
Points clés à retenir
✅ Deux modes possibles : remboursement ou achat direct par l’employeur.
✅ Paramétrage des catégories d’appareils par groupe.
✅ Maximum 2 appareils actifs par catégorie (hors accessoires).
✅ Amortissement et ATN appliqués automatiquement via la paie.
✅ Cotisations patronales ONSS calculées selon le profil employé/ouvrier.
✅ Suivi des appareils et gestion des statuts dans RewardFlex.
✅ Possibilité de dissocier un appareil (avec gestion manuelle du résiduel).