Aperçu
Les dernières évolutions de RewardFlex
Leasing vélo
L’intégration complète de Lease a Bike permet désormais de lancer et de gérer les leasings vélo plus rapidement et plus facilement.
IT & Multimédia
Grâce à l’intégration avec Coolblue, les achats IT transitent via RewardFlex, sans que vous deviez gérer la commande ou son suivi.
Warrants
Les collaborateurs peuvent désormais sélectionner leurs warrants directement dans RewardFlex.
Ce qui arrive bientôt
Abonnements internet & mobiles
Dès 2026, vous pourrez proposer à vos collaborateurs des abonnements internet et mobiles (avec ou sans data).
Leasing vélo
L’année prochaine, nous élargirons notre offre de leasing vélo avec de nouveaux fournisseurs, afin de vous offrir davantage d’options et un réseau plus vaste.
Budget mobilité
De nouvelles options seront intégrées au Budget Mobilité, notamment :
la prime piéton ;
l’indemnité kilométrique vélo pour les déplacements domicile–travail.
Intégrations partenaires sociaux
Les intégrations avec les partenaires payroll et de la sécurité sociale seront étendues.
Support IA
À partir de l’année prochaine, RewardFlex intégrera de nouvelles fonctionnalités IA, dont un chatbot dédié pour accompagner les employeurs et collaborateurs au quotidien.
Impact net
À partir de 2026, chaque choix proposé au collaborateur sera accompagné d’une estimation de son impact net, lui permettant de comprendre immédiatement les effets de chaque option avant de confirmer sa sélection.
Internet & téléphonie
Une alternative claire, complète et 100 % conforme à Internet@home dans RewardFlex
L’option Télécom remplace l’ancien avantage Internet@home et permet à l’employeur de mettre un abonnement télécom à disposition de ses collaborateurs.
L’avantage se décline désormais en trois formules : Internet, Téléphonie et Packs combinés.
De quoi s’agit-il?
Avec l’option Télécom, les collaborateurs peuvent utiliser leur budget RewardFlex pour financer un abonnement télécom qui est souscrit au nom de l’employeur.
Contrairement à l’ancien système, il ne s’agit plus d’un remboursement d’un abonnement privé, mais bien d’un abonnement mis entièrement à disposition par l’employeur.
Types d’abonnements possibles :
Internet
Téléphonie
Formules combinées
Pourquoi ce changement ?
L’ancien modèle autorisait les collaborateurs à utiliser leur budget flexible pour financer leur abonnement internet privé.
Le cadre a donc été renforcé :
👉 l’abonnement doit désormais être mis à disposition par l’employeur, avec application des forfaits sociaux et fiscaux existants.
Ce changement garantit :
une sécurité juridique maximale,
un cadre stable,
une administration fortement simplifiée.
Comment ça fonctionne ?
1. Activation par l’employeur
L’employeur contacte son fournisseur télécom pour obtenir une offre adaptée aux formules qu’il souhaite proposer (internet, téléphonie ou packs).
Sur base de cette offre, il choisit quels types d’abonnements seront disponibles pour ses collaborateurs.
Il active ensuite l’option Télécom dans RewardFlex pour les groupes concernés et y configure, par groupe, les formules retenues et leurs coûts mensuels.
2. Processus pour l’employé
Lorsqu’un collaborateur sélectionne un abonnement, RewardFlex :
affiche automatiquement le forfait applicable (internet, téléphonie, pack),
calcule la consommation budgétaire,
applique les règles légales sociales et fiscales.
Le collaborateur sélectionne ensuite uniquement la date de début.
Tous les autres paramètres: type d’abonnement, opérateur, coût mensuel ou annuel sont préconfigurés par l’employeur lors de la création des packages.
Une fois confirmé, l’abonnement devient actif.
3. Administration mensuelle
Pour chaque abonnement actif :
le forfait légal est appliqué automatiquement,
le montant apparaît dans l’export paie mensuel,
ainsi que l’avantage en nature (BIK / ATN / VAA) lié à l’abonnement.
le budget RewardFlex est ajusté automatiquement.
En cas de hors forfait :
En cas de dépassement du budget mensuel Télécom, le collaborateur couvre simplement le montant supplémentaire, selon ce qui a été convenu avec l’employeur. RewardFlex ne gère pas ces montants: la régularisation se fait en dehors de la plateforme.
4. Fin de contrat ou modification
En fin de contrat ou en cas de changement, deux scénarios sont possibles, selon ce que permet le fournisseur télécom et ce qui a été convenu avec l’employeur:
L’employé souhaite reprendre l’abonnement → la reprise se fait directement auprès de l’opérateur (hors RewardFlex).
L’abonnement est arrêté → vous stoppez le financement dans RewardFlex ; l’imputation s’arrête automatiquement.
La gestion pratique de l’abonnement (résiliation, reprise, transfert…) se fait toujours directement avec l’opérateur.
Suivi et gestion par l’employeur
les abonnements actifs,
le type d’abonnement,
le coût imputé,
Points clés à retenir
✅ Une offre complète : internet fixe, internet mobile, téléphonie et packs
✅ Plus de remboursement privé : abonnement au nom de l’employeur
✅ Déduction automatique dans le budget RewardFlex
✅ Suivi clair des abonnements dans RewardFlex
RewardFlex passe au eWallet
Tout savoir sur le nouveau portefeuille virtuel
🎯 Objectif :
Vous guider dans la compréhension et l’utilisation du nouveau eWallet RewardFlex, introduit en août 2025, et vous permettre de maîtriser les implications de ce changement.
1. 🔍 Qu’est-ce que le eWallet ?
Le eWallet est un portefeuille virtuel associé au salarié dans RewardFlex, qui remplace les logiques de provisionnement et de remboursement bancaire direct.
Avant :
Les employeurs devaient préfinancer les budgets. Chaque mois l’employeur recevait une facture unique dont le montant correspondait à la fois au prix d’utilisation de la plateforme ainsi qu’au montant des budgets à provisionner sur la plateforme pour chaque travailleur.
En fonction de l’utilisation qui était faite par le travailleur, certains remboursements étaient gérés via virements bancaires directement sur le compte de celui-ci.
Maintenant :
Les budgets sont alloués virtuellement, sans immobilisation de votre trésorerie inutilement.
Les remboursements qui doivent être fait aux travailleur sont traités via la fiche de paie.
2. ✅ Quels sont les avantages du eWallet ?
Bénéfices pour l’employeur | Explications |
💰 Optimiser votre trésorerie: | ne bloquez plus de fonds pour des budgets inutilisés. |
🧾 facturation plus transparente | Seul l’abonnement RewardFlex est facturé mensuellement. |
📉 Moins de charge administrative | certains remboursements doivent légalement passer par la fiche de paie. Ce nouveau modèle évite les doublons et facilitera le suivi. |
3. 🔁 Qu’est-ce qui change concrètement ?
Fin du préfinancement des budgets qui restent parfois inutilisés. Cela permet à l’entreprise de ne plus immobiliser inutilement de la trésorerie sur des budgets que les employés n’utilisent pas toujours. Cela libère des ressources financières qui peuvent être investies ailleurs et facilite la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
Gestion via la fiche de paie, en conformité avec les attentes légales et plus pratique pour les RHs. L’utilisation qui est faite par les travailleurs du budget mobilité ou du plan cafétéria nécessite dans certains cas que les informations soient également reprises sur certains documents légaux (fiche de paie, fiche 281.1…). Le remboursement direct au travailleur impliquait parfois pour une même utilisation, une double manipulation (remboursement du travailleur d’un côté + encodage de l’information auprès du secrétariat social de l’autre). Cela n’était pas idéal et augmentait la charge pour les gestionnaires RH.
Avec le eWallet, nous nous assurons de toujours suivre pour chaque bénéfice, le chemin le plus logique. C’est à dire la méthode de financement ou de remboursement qui sera la plus simple pour le travailleur, qui réduira au maximum la charge administrative des RH et qui garantit de respecter les contraintes légales.
Dans ce sens et afin de faciliter la communication avec le secrétariat social, nous avons revu intégralement notre fichier d’export payroll. Celui-ci centralise l’ensemble des informations qui doivent être transmise au secrétariat sociale.
découvrez notre fiche info: Export Payroll – Comment générer et transmettre les remboursements à votre secrétariat social
Une seule facture mensuelle pour l’abonnement RewardFlex qui ne comprend plus que les couts d’utilisation de la plateforme. Plus de confusion entre les couts de la plateforme et le montant des budgets chargés dans la plateforme. Cela assurance une meilleur transparence et un suivi simplifié.
4. 🧾 Types de bénéfices disponibles et méthode de financement/remboursement
A. Budget Mobilité
BUDGET MOBILITÉ | Méthode de paiement |
Remboursement de loyer ou de crédit hypothécaire (pilier 2) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Transport en commun (pilier 2) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur ou système de tiers-payant avec mandat pour Monizze |
Cash (pilier 3) | Paiement via la fiche de paie du travailleur |
Mobilité partagée (pilier 2) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Leasing voiture (pilier 1) | Payé directement par l’employeur auprès de son fournisseur |
Vélos (pilier 2) | Leasing vélo ou achat par l’employeur: payé directement par l’employeur auprès de son fournisseur, achat du vélo par l’employé: Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
B. Plan Cafétaria
Bénéfices disponibles | Méthode de paiement |
Remboursement épargne pension individuelle | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Warrants (Q4 2025) | Paiement via la fiche de paie du travailleur |
Extensions assurances collectives (septembre 2025) | Pas de remboursement nécessaire |
Congés extra-légaux | Pas de remboursement nécessaire |
IT devices (GSM, tablette…) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Vélos | Payés directement par l’employeur |
5. 👥 Implication pour les employeurs
Plus besoin de fournir le numéro IBAN des travailleurs
Centralisation des remboursements directement sur la fiche de paie.
Meilleure visibilité et traçabilité.
6. 👥 Implication pour les employés
Les travailleurs reçoivent directement le remboursement des dépenses liées à l’utilisation du budget mobilité ou du plan cafétéria via leurs fiches de paie.
Plus de clarté et meilleur suivi de l’utilisation de leurs budgets
Informations centralisées en fin d’année sur leurs documents légaux (fiche 281.1)
Replay de la session d’information
Revivez notre session d’information RewardFlex
📬 Support :
Pour toute question, contactez : [email protected]