🎯 Objectif :
Vous guider dans la compréhension et l’utilisation du nouveau eWallet RewardFlex, introduit en août 2025, et vous permettre de maîtriser les implications de ce changement.
1. 🔍 Qu’est-ce que le eWallet ?
Le eWallet est un portefeuille virtuel associé au salarié dans RewardFlex, qui remplace les logiques de provisionnement et de remboursement bancaire direct.
Avant :
Les employeurs devaient préfinancer les budgets. Chaque mois l’employeur recevait une facture unique dont le montant correspondait à la fois au prix d’utilisation de la plateforme ainsi qu’au montant des budgets à provisionner sur la plateforme pour chaque travailleur.
En fonction de l’utilisation qui était faite par le travailleur, certains remboursements étaient gérés via virements bancaires directement sur le compte de celui-ci.
Maintenant :
Les budgets sont alloués virtuellement, sans immobilisation de votre trésorerie inutilement.
Les remboursements qui doivent être fait aux travailleur sont traités via la fiche de paie.
2. ✅ Quels sont les avantages du eWallet ?
Bénéfices pour l’employeur | Explications |
💰 Optimiser votre trésorerie: | ne bloquez plus de fonds pour des budgets inutilisés. |
🧾 facturation plus transparente | Seul l’abonnement RewardFlex est facturé mensuellement. |
📉 Moins de charge administrative | certains remboursements doivent légalement passer par la fiche de paie. Ce nouveau modèle évite les doublons et facilitera le suivi. |
3. 🔁 Qu’est-ce qui change concrètement ?
Fin du préfinancement des budgets qui restent parfois inutilisés. Cela permet à l’entreprise de ne plus immobiliser inutilement de la trésorerie sur des budgets que les employés n’utilisent pas toujours. Cela libère des ressources financières qui peuvent être investies ailleurs et facilite la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
Gestion via la fiche de paie, en conformité avec les attentes légales et plus pratique pour les RHs. L’utilisation qui est faite par les travailleurs du budget mobilité ou du plan cafétéria nécessite dans certains cas que les informations soient également reprises sur certains documents légaux (fiche de paie, fiche 281.1…). Le remboursement direct au travailleur impliquait parfois pour une même utilisation, une double manipulation (remboursement du travailleur d’un côté + encodage de l’information auprès du secrétariat social de l’autre). Cela n’était pas idéal et augmentait la charge pour les gestionnaires RH.
Avec le eWallet, nous nous assurons de toujours suivre pour chaque bénéfice, le chemin le plus logique. C’est à dire la méthode de financement ou de remboursement qui sera la plus simple pour le travailleur, qui réduira au maximum la charge administrative des RH et qui garantit de respecter les contraintes légales.
Dans ce sens et afin de faciliter la communication avec le secrétariat social, nous avons revu intégralement notre fichier d’export payroll. Celui-ci centralise l’ensemble des informations qui doivent être transmise au secrétariat sociale.
découvrez notre fiche info: Export Payroll – Comment générer et transmettre les remboursements à votre secrétariat social
Une seule facture mensuelle pour l’abonnement RewardFlex qui ne comprend plus que les couts d’utilisation de la plateforme. Plus de confusion entre les couts de la plateforme et le montant des budgets chargés dans la plateforme. Cela assurance une meilleur transparence et un suivi simplifié.
4. 🧾 Types de bénéfices disponibles et méthode de financement/remboursement
A. Budget Mobilité
BUDGET MOBILITÉ | Méthode de paiement |
Remboursement de loyer ou de crédit hypothécaire (pilier 2) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Transport en commun (pilier 2) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur ou système de tiers-payant avec mandat pour Monizze |
Cash (pilier 3) | Paiement via la fiche de paie du travailleur |
Mobilité partagée (pilier 2) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Leasing voiture (pilier 1) | Payé directement par l’employeur auprès de son fournisseur |
Vélos (pilier 2) | Leasing vélo ou achat par l’employeur: payé directement par l’employeur auprès de son fournisseur, achat du vélo par l’employé: Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
B. Plan Cafétaria
Bénéfices disponibles | Méthode de paiement |
Remboursement épargne pension individuelle | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Warrants (Q4 2025) | Paiement via la fiche de paie du travailleur |
Extensions assurances collectives (septembre 2025) | Pas de remboursement nécessaire |
Congés extra-légaux | Pas de remboursement nécessaire |
IT devices (GSM, tablette…) | Remboursement via la fiche de paie du travailleur |
Vélos | Payés directement par l’employeur |
5. 👥 Implication pour les employeurs
Plus besoin de fournir le numéro IBAN des travailleurs
Centralisation des remboursements directement sur la fiche de paie.
Meilleure visibilité et traçabilité.
6. 👥 Implication pour les employés
Les travailleurs reçoivent directement le remboursement des dépenses liées à l’utilisation du budget mobilité ou du plan cafétéria via leurs fiches de paie.
Plus de clarté et meilleur suivi de l’utilisation de leurs budgets
Informations centralisées en fin d’année sur leurs documents légaux (fiche 281.1)
📬 Support :
Pour toute question, contactez : [email protected]